Arbeitszeugnis für eine ZFA: Aufbau, Aufgaben, Formulierungen

Der wichtigste Teil eines Arbeitszeugnisses für eine Zahnmedizinische Fachangestellte ist nicht die Note, es ist die Aufgabenbeschreibung, weil nur sie zeigt, was die Person tatsächlich kann.

Ein Zeugnis mit der Formulierung "Assistenz bei allen anfallenden Behandlungen" ist für die nächste Praxis wertlos, egal wie gut die Bewertung danach ausfällt. Ein Zeugnis, das Röntgen mit Qualifikation, Prophylaxe, Abrechnung nach den einschlägigen Gebührenordnungen und die Aufbereitung nennt, beschreibt einen Menschen, den man einstellen kann. Dieser Artikel liefert den Aufbau, den Aufgabenkatalog und die Formulierungen.

Einfaches oder qualifiziertes Zeugnis

Das einfache Zeugnis enthält Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit. Es beschreibt, wer wann was gemacht hat, ohne Bewertung.

Das qualifizierte Zeugnis erstreckt sich zusätzlich auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis. Es wird auf Verlangen der Beschäftigten ausgestellt.

In der Praxis wird fast immer das qualifizierte Zeugnis verlangt, weil ein einfaches Zeugnis bei einer Bewerbung als Hinweis auf eine ungute Trennung gelesen wird.

Beide Formen bedürfen der Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen. Ein PDF per Mail ersetzt das unterschriebene Papier nicht.

*Zum Vergrößern tippen*

Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Streit über den Inhalt lohnt eine arbeitsrechtliche Prüfung, bevor eine zweite Fassung ausgestellt wird.

Der Aufbau in fünf Teilen

Erstens die Einleitung. Name, Beschäftigungszeitraum mit Beginn und Ende, Bezeichnung der Position. Dazu ein Satz zur Praxis, etwa Größe und Schwerpunkt, weil das die spätere Einordnung der Aufgaben ermöglicht.

Zweitens die Aufgaben. Der längste und wichtigste Teil, dazu gleich mehr.

Drittens die Leistungsbeurteilung. Arbeitsbereitschaft, Arbeitsbefähigung, Arbeitsweise, Arbeitserfolg, zusammengefasst in der Gesamtbeurteilung.

Viertens das Verhalten. Üblich ist die Reihenfolge Vorgesetzte, Kolleginnen, Patienten. Die Reihenfolge selbst wird gelesen, also weichen Sie nicht ohne Grund davon ab.

Fünftens der Schluss. Beendigungsformel, gegebenenfalls Dank und gute Wünsche, Ort, Datum, Unterschrift der Praxisleitung.

Der fünfte Teil ist der, an dem am häufigsten unabsichtlich Schaden entsteht. Eine fehlende Dankesformel wird als Distanzierung gelesen, auch wenn sie nur vergessen wurde.

Der Aufgabenkatalog einer Zahnarztpraxis

Hier liegt der eigentliche Wert des Zeugnisses, und hier versagt jede allgemeine Vorlage. Gehen Sie die folgenden Bereiche durch und übernehmen Sie, was zutrifft.

Assistenz. Vorbereitung und Assistenz bei konservierenden, chirurgischen, endodontischen und prothetischen Behandlungen, je nach Spektrum der Praxis. Nennen Sie die Bereiche, in denen die Person tatsächlich assistiert hat.

Röntgen. Anfertigung von Röntgenaufnahmen im Rahmen der vorhandenen Qualifikation nach dem Strahlenschutzrecht. Diese Angabe ist für die nächste Praxis besonders wichtig, weil sie über die Einsatzplanung entscheidet.

Prophylaxe. Professionelle Zahnreinigung und begleitende Leistungen, sofern eine entsprechende Aufstiegsfortbildung vorliegt. Nennen Sie die Qualifikation mit Bezeichnung.

Aufbereitung und Hygiene. Aufbereitung von Medizinprodukten, Führung der Hygienedokumentation, gegebenenfalls Tätigkeit als Hygienebeauftragte.

Abrechnung und Verwaltung. Leistungserfassung und Abrechnung, Terminvergabe und Terminsteuerung, Korrespondenz mit Laboren und Kostenträgern, Materialwirtschaft.

Patientenbetreuung. Aufnahme, Beratung zu Behandlungsabläufen, Betreuung von Angstpatienten, Aufklärungsgespräche im zulässigen Rahmen.

Besondere Aufgaben. Anleitung von Auszubildenden, Qualitätsmanagement, Notfallbeauftragte, Verantwortung für einen eigenen Bereich.

Je genauer dieser Teil, desto größer der Wert des Zeugnisses für beide Seiten. Und desto weniger Rückfragen bekommen Sie später von Praxen, die anrufen.

Die Zeugnissprache

Weil ein Zeugnis wahr und wohlwollend zugleich sein muss, hat sich eine Formelsprache entwickelt, deren Abstufungen als Noten gelesen werden.

Zwei Wörter machen dabei den Unterschied: "stets" und "voll". Wer das nicht weiß, schreibt unabsichtlich eine schlechtere Note, als er meint. Das ist der häufigste Fehler in Praxiszeugnissen überhaupt.

Dieselbe Logik gilt für das Verhalten. "Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Patienten war stets einwandfrei" ist die obere Stufe. Fehlt eine der drei Gruppen, wird das als Aussage gelesen.

Was nicht hineingehört

Fünf Punkte, und alle fünf kommen in echten Zeugnissen vor.

Krankheiten und Fehlzeiten. Auch nicht in der Form "war trotz häufiger Abwesenheit stets bemüht".

Schwangerschaft und Elternzeit. Eine Elternzeit darf grundsätzlich nur dann erwähnt werden, wenn sie eine wesentliche Unterbrechung darstellt und das Weglassen ein falsches Bild ergäbe. Im Zweifel weglassen.

Gewerkschaftszugehörigkeit oder Tätigkeit als Interessenvertretung.

Gründe für die Beendigung, sofern die Person das nicht ausdrücklich wünscht.

Versteckte Abwertungen. Formulierungen wie "war stets bemüht", "hat sich im Rahmen ihrer Fähigkeiten eingesetzt" oder "zeigte Verständnis für die Arbeit" sind bekannte Negativformeln. Wer wirklich unzufrieden war, formuliert offen in einer niedrigeren Stufe der Notenskala, statt Codes zu verstecken.

Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Die Formulierungen für die Leistungsbeurteilung

Die Leistungsbeurteilung folgt einem festen Aufbau, und wer ihn kennt, schreibt den Teil in zehn Minuten.

Arbeitsbereitschaft. Was jemand von sich aus tut. "Sie zeigte stets hohe Einsatzbereitschaft und übernahm auch in Zeiten hoher Auslastung zusätzliche Aufgaben."

Arbeitsbefähigung. Was jemand kann. "Sie verfügt über fundierte Fachkenntnisse in der Assistenz bei chirurgischen Eingriffen und in der Abrechnung."

Arbeitsweise. Wie jemand arbeitet. "Sie arbeitete stets sorgfältig, strukturiert und auch unter Zeitdruck zuverlässig."

Arbeitserfolg. Was dabei herauskommt. "Die Ergebnisse ihrer Arbeit entsprachen stets unseren Anforderungen in vollem Umfang."

Die Gesamtbeurteilung. Der Satz mit der Notenwirkung aus der Tabelle oben.

Vier Sätze plus einer, und sie decken den Teil vollständig ab. Ergänzen Sie sie um eine konkrete Beobachtung, wenn Sie eine haben. "Besonders hervorzuheben ist ihr Umgang mit Angstpatienten" ist mehr wert als drei weitere Formelsätze, weil es aus keiner Vorlage stammen kann. Worauf es dabei ankommt, steht in Angstpatienten als Zielgruppe.

Die Beendigungsformel und der Schluss

Der kürzeste Teil, und der mit den meisten ungewollten Signalen.

Die Beendigungsformel nennt, wer das Arbeitsverhältnis beendet hat, und sie wird gelesen. "Das Arbeitsverhältnis endet auf eigenen Wunsch von Frau Muster" ist neutral und üblich. Fehlt der Hinweis auf den eigenen Wunsch bei einer Eigenkündigung, entsteht ein falscher Eindruck.

Die Dankesformel. "Wir danken Frau Muster für die stets gute Zusammenarbeit." Sie ist rechtlich nicht erzwingbar und trotzdem üblich. Ihr Fehlen wird als Distanzierung gelesen.

Die Zukunftsformel. "Für ihren weiteren beruflichen und privaten Weg wünschen wir ihr alles Gute und weiterhin viel Erfolg." Auch hier gilt: Was fehlt, wird bemerkt.

Die Unterschrift. Von der Praxisleitung, mit Name und Funktion in Maschinenschrift darunter. Eine Unterschrift ohne erkennbaren Namen erzeugt Rückfragen.

Achten Sie außerdem auf das Datum. Es sollte dem letzten Arbeitstag entsprechen. Ein deutlich späteres Datum wird als Hinweis auf eine Auseinandersetzung gelesen.

Die Vorlage für Ihre Praxis

Legen Sie sich einmal eine Vorlage an, dann dauert jedes weitere Zeugnis eine halbe Stunde. Drei Dinge gehören hinein.

Der vollständige Aufgabenkatalog Ihrer Praxis, aus dem Sie beim Schreiben nur streichen, was nicht zutrifft. Streichen ist deutlich schneller als Formulieren und führt außerdem dazu, dass nichts vergessen wird.

Die fünf Stufen der Gesamtbeurteilung aus der Tabelle oben, damit die gewünschte Stufe nicht aus dem Gedächtnis formuliert wird.

Die Standardsätze für Verhalten und Schluss, einmal geprüft und danach unverändert übernommen.

Lassen Sie die Vorlage einmal arbeitsrechtlich prüfen. Danach schreiben Sie Zeugnisse, ohne bei jedem einzelnen neu nachzudenken, und Sie vermeiden die Fehler, die aus Zeitdruck entstehen.

Und bewahren Sie eine Kopie jedes ausgestellten Zeugnisses in der Personalakte auf. Rückfragen kommen manchmal Jahre später, und dann hilft nur die eigene Ablage.

Wann das Zeugnis geschrieben wird

Nicht am letzten Arbeitstag. Setzen Sie sich den Termin, sobald die Kündigung vorliegt, spätestens zwei Wochen vor dem Ende.

Zwei Gründe sprechen dafür.

Erstens ist die Erinnerung frisch, solange die Zusammenarbeit läuft. Wer vier Wochen später schreibt, formuliert allgemeiner, und das Zeugnis verliert genau den Teil, der es wertvoll macht.

Zweitens vermeiden Sie den Zeitdruck. Ein Zeugnis, das am letzten Tag verlangt und in zwanzig Minuten geschrieben wird, enthält Fehler, und Fehler in diesem Dokument erzeugen Rückfragen, manchmal über Monate.

Wie der Ablauf nach einer Kündigung insgesamt aussieht, steht in Wenn die ZFA kündigt.

Das Zwischenzeugnis

Es wird bei berechtigtem Interesse verlangt und ist in der Zahnarztpraxis aus drei Anlässen üblich.

Bei einem Wechsel der Praxisleitung, etwa nach einer Übernahme. Was dabei sonst ansteht, steht in Marketing nach der Praxisübernahme.

Bei einem Wechsel des Aufgabenbereichs, etwa nach einer Aufstiegsfortbildung.

Bei einer längeren Unterbrechung, etwa vor der Elternzeit.

Behandeln Sie es wie ein Endzeugnis, nur im Präsens und ohne Beendigungsformel. Und beachten Sie: Ein Zwischenzeugnis bindet Sie faktisch für das spätere Endzeugnis. Eine deutlich schlechtere Bewertung im Endzeugnis ohne erkennbaren Anlass ist schwer zu begründen.

Wenn die Bewertung strittig ist

Das kommt vor, und es lässt sich fast immer ohne Streit lösen.

Bitten Sie die Person, konkret zu benennen, welcher Satz aus ihrer Sicht nicht zutrifft. Häufig geht es um einen einzigen Punkt, nicht um das ganze Zeugnis.

Prüfen Sie dann, ob Ihre Einschätzung belegt ist. Wenn es dazu dokumentierte Gespräche oder Abmahnungen gibt, steht Ihre Fassung. Wenn es sie nicht gibt, ist die Einschätzung schwer zu halten, und eine Anpassung ist meist der pragmatischere Weg.

Was Sie nicht tun sollten: aus Ärger eine schlechtere Fassung ausstellen oder das Zeugnis verzögern. Beides fällt auf die Praxis zurück, und zwar in einer Region, in der sich Fachkräfte kennen. Was das für die Personalgewinnung bedeutet, steht in Mitarbeitergewinnung in der Zahnarztpraxis.

Zeugnisse für Auszubildende

Ein eigener Fall, weil neben dem Arbeitszeugnis das Ausbildungszeugnis steht.

Auszubildende erhalten bei Beendigung des Ausbildungsverhältnisses ein Zeugnis der ausbildenden Praxis. Es enthält Angaben zu Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung sowie zu den erworbenen Fertigkeiten und Kenntnissen. Auf Verlangen werden auch Angaben zu Verhalten und Leistung aufgenommen.

Für die Praxis ist dieser Teil einfacher als beim Arbeitszeugnis, weil die Ausbildungsordnung den Rahmen vorgibt. Nehmen Sie den betrieblichen Ausbildungsplan zur Hand und schreiben Sie entlang der Abschnitte, die tatsächlich durchlaufen wurden.

Wie ein Ausbildungsverhältnis in der Praxis aufgesetzt wird, steht in Azubi für die Zahnarztpraxis finden.

Zeugnisse lesen, die bei Ihnen eingehen

Die andere Richtung wird selten geübt, und sie ist im Bewerbungsverfahren nützlich.

Lesen Sie ein eingehendes Zeugnis in dieser Reihenfolge.

Zuerst die Aufgaben. Sie sagen mehr aus als jede Note, weil sie zeigen, was die Person tatsächlich gemacht hat. Ein Zeugnis ohne konkrete Aufgaben sagt wenig über die Kraft und viel über die Praxis, die es geschrieben hat.

Dann die Gesamtbeurteilung. Achten Sie auf "stets" und "voll". Eine Stufe Unterschied ist üblich und selten ein Ausschlussgrund.

Dann das Verhalten. Prüfen Sie, ob alle drei Gruppen genannt sind. Fehlt eine, ist das eine Aussage.

Zuletzt der Schluss. Fehlende Dankes- oder Zukunftsformel, ein Datum lange nach dem letzten Arbeitstag, eine Unterschrift ohne Namen. Jedes für sich ist ein schwaches Signal, zusammen ergeben sie ein Bild.

Wichtig dabei: Ein schwächeres Zeugnis ist ein Gesprächsanlass, kein Urteil. Fragen Sie im Gespräch danach, sachlich und ohne Vorwurf. In vielen Fällen erklärt sich der Unterschied in zwei Sätzen, und in manchen erfahren Sie etwas über die vorige Praxis statt über die Bewerberin. Wie das Gespräch insgesamt aufgebaut wird, steht in Bewerbungen von ZFA beantworten.

Drei Praxen, drei Entscheidungen

Die Praxis, die selten Zeugnisse schreibt. Hier lohnt eine einmal geprüfte Vorlage mit dem Aufgabenkatalog aus diesem Artikel. Danach dauert jedes Zeugnis eine halbe Stunde.

Die Praxis nach einer Übernahme. Hier fragen Mitarbeiterinnen häufig nach Zwischenzeugnissen. Planen Sie dafür Zeit ein, das kommt gebündelt.

Die Praxis mit einem ungeklärten Konflikt. Hier ist die Versuchung groß, das im Zeugnis abzubilden. Der bessere Weg ist ein sachliches Zeugnis in einer ehrlichen Notenstufe, ohne Codes.

Das Zeugnis nach kurzer Beschäftigungsdauer

Ein Fall, der Praxen regelmäßig unsicher macht: Jemand geht nach drei Monaten, in der Probezeit.

Auch dann besteht der Anspruch auf ein Zeugnis. Der Aufgabenteil fällt kürzer aus, die Leistungsbeurteilung ebenfalls, und das ist in Ordnung. Eine ausführliche Bewertung nach wenigen Wochen wäre ohnehin nicht belastbar.

Zwei Dinge helfen hier. Beschreiben Sie die Aufgaben, die tatsächlich übernommen wurden, auch wenn es wenige sind. Und formulieren Sie die Beurteilung zurückhaltend, ohne Codes einzusetzen. Eine kurze Beschäftigungsdauer ist für den nächsten Leser ohnehin sichtbar und erklärt sich in einem Gespräch.

Häufige Fragen

Wann muss ein Arbeitszeugnis ausgestellt werden?

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses haben Beschäftigte Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Auf Verlangen wird es zu einem qualifizierten Zeugnis über Leistung und Verhalten erweitert. Stellen Sie es rechtzeitig vor dem letzten Arbeitstag aus, nicht danach. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Was steht in einem qualifizierten Arbeitszeugnis?

Einleitung mit Zeitraum und Position, eine konkrete Aufgabenbeschreibung, die Leistungsbeurteilung, das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Patienten sowie der Schluss mit Beendigungsformel, Dank, Ort, Datum und Unterschrift.

Darf ein Zeugnis per E-Mail geschickt werden?

Das Zeugnis bedarf der Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen. Ein PDF ersetzt das unterschriebene Papier nicht. Eine Kopie vorab zu schicken ist möglich, das Original wird ausgehändigt.

Was bedeutet "stets zu unserer vollsten Zufriedenheit"?

Diese Formulierung wird als sehr gute Bewertung gelesen. Fehlt "stets" oder "vollsten", sinkt die gelesene Note stufenweise. Wer diese Abstufungen nicht kennt, schreibt unabsichtlich eine schlechtere Note, als er meint. Das ist der häufigste Fehler in Praxiszeugnissen.

Was darf nicht im Arbeitszeugnis stehen?

Unter anderem Angaben zu Krankheiten und Fehlzeiten, zu Schwangerschaft, zu Gewerkschaftszugehörigkeit oder einer Tätigkeit als Interessenvertretung sowie Gründe für die Beendigung, sofern die Person das nicht wünscht. Ebenfalls unzulässig sind versteckte Abwertungen.

Wann kann ein Zwischenzeugnis verlangt werden?

Bei berechtigtem Interesse, etwa bei einem Wechsel der Praxisleitung, bei einem Wechsel des Aufgabenbereichs oder vor einer längeren Unterbrechung. Es wird wie ein Endzeugnis aufgebaut, im Präsens und ohne Beendigungsformel.

Was tun, wenn die Bewertung strittig ist?

Lassen Sie sich den konkreten Satz benennen, der nicht zutrifft. Prüfen Sie, ob Ihre Einschätzung dokumentiert ist. Ohne Belege ist sie schwer zu halten, und eine Anpassung ist meist der pragmatischere Weg. Ein verzögertes oder aus Ärger verschlechtertes Zeugnis fällt auf die Praxis zurück.

Fazit

Ein Arbeitszeugnis für eine Zahnmedizinische Fachangestellte ist kein Formular, es ist eine Beschreibung dessen, was jemand kann. Der Aufgabenteil entscheidet über den Wert, und er lässt sich nur aus der eigenen Praxis heraus schreiben, nicht aus einem Generator. Die Zeugnissprache mit ihren Abstufungen ist der zweite Punkt, an dem unabsichtlich Schaden entsteht, weil zwei Wörter über eine ganze Notenstufe entscheiden. Wer den Termin dafür gleich nach der Kündigung setzt und eine einmal geprüfte Vorlage nutzt, ist in einer halben Stunde fertig und hinterlässt ein Dokument, über das später niemand diskutieren muss.

Wo steht Ihre Praxis heute?

Ob Bewerberinnen Ihre Praxis überhaupt finden, hängt an denselben Stellen wie die Patientensuche: Google-Profil, eigene Seiten, Auffindbarkeit im Umkreis. Der Praxis-Check zeigt in zwei Minuten, wie Ihre Praxis dort heute dasteht.

Zum Praxis-Check

Kostenfrei · 2 Minuten