Mitarbeitergewinnung in der Zahnarztpraxis: das System aus vier Teilen

Mitarbeitergewinnung in der Zahnarztpraxis besteht aus vier Teilen, die zusammengehören: Sichtbarkeit, Angebot, Prozess und Bindung. Eine Praxis, die nur einen davon bearbeitet, löst ihr Problem nicht, weil die anderen drei die gewonnenen Bewerbungen wieder verlieren.

Das erklärt, warum zwei Praxen im selben Ort mit demselben Gehalt völlig unterschiedlich dastehen. Die eine hat eine Anzeige geschaltet. Die andere ist sichtbar, hat ein Angebot mit konkreten Zusagen, antwortet innerhalb von zwei Tagen und verliert deshalb selten jemanden. Dieser Artikel beschreibt alle vier Teile und liefert die Rechnungen dazu.

Teil eins: Sichtbarkeit

Eine Fachkraft, die über einen Wechsel nachdenkt, beginnt nicht auf einer Jobbörse. Sie sieht sich die Praxen im Umkreis an, und zwar dort, wo alle anderen auch nachsehen: auf der Website und im Google-Unternehmensprofil.

Drei Dinge entscheiden in dieser Phase.

Eine Karriereseite, die dauerhaft erreichbar ist. Auch dann, wenn gerade keine Stelle offen ist. Sie ist der einzige Kanal, den die Praxis vollständig kontrolliert, und sie kostet nichts außer der Pflege. Wie sie aufgebaut wird, steht in ZFA finden ohne Jobbörse.

Ein gepflegtes Google-Unternehmensprofil. Aktuelle Bilder aus der Praxis, nicht nur von der Fassade, korrekte Öffnungszeiten, beantwortete Bewertungen. Was dort hineingehört, steht in Das Google-Unternehmensprofil der Zahnarztpraxis.

Die Bewertungen. Sie werden von Bewerberinnen gelesen, und zwar anders als von Patienten. Eine Bewertung, die von langen Wartezeiten und gestresstem Personal spricht, ist für eine Fachkraft eine Aussage über den Arbeitsplatz. Wie Sie darauf antworten, steht in Google-Bewertungen für Zahnärzte.

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Sichtbarkeit lässt sich prüfen. Suchen Sie einmal nach "Zahnarztpraxis Stellenangebot" plus Ihrem Ort und sehen Sie nach, ob Sie auftauchen. Wenn nicht, ist das der erste Punkt auf der Liste. Wie Sie die Auffindbarkeit verbessern, steht in Bei Google gefunden werden als Zahnarzt.

Teil zwei: das Angebot

Das Angebot entscheidet sich an drei Punkten, und die Reihenfolge überrascht viele Inhaber.

Erstens die Zeiten. Feste Tage, planbarer Dienstplan mit Vorlauf, klare Regelung für Ferien. Für einen großen Teil der verfügbaren Fachkräfte ist das der einzige Grund, überhaupt zu wechseln. Wie der Plan aufgebaut wird, steht in Arbeitszeit und Dienstplan in der Zahnarztpraxis.

Zweitens die Entwicklung. Ein zugesagter Fortbildungsweg mit Jahreszahl, nicht als Absichtserklärung. Das ist in vielen Regionen das einzige Merkmal, das eine Praxis von der Nachbarpraxis unterscheidet. Welche Wege es gibt und was sie kosten, steht in ZFA-Weiterbildung als Mittel der Mitarbeiterbindung.

Drittens das Geld. Es steht nicht deshalb an dritter Stelle, weil es unwichtig wäre. Es steht dort, weil sich Praxen im Umkreis meistens um wenige Prozent unterscheiden, während sich Zeiten und Entwicklung erheblich unterscheiden. Was verbindlich ist und was Empfehlung, steht in ZFA-Gehalt aus Arbeitgebersicht.

Teil drei: der Prozess

Hier verlieren Praxen die meisten Bewerbungen, und es passiert unsichtbar, weil niemand zurückmeldet, warum er sich nicht mehr gemeldet hat.

Vier Stellen sind entscheidend.

Die Antwortzeit. Innerhalb von zwei Werktagen eine erste Rückmeldung. Wer nach zwei Wochen antwortet, spricht mit jemandem, der längst woanders zugesagt hat.

Die Einstiegshürde. Ein Kontaktweg, ein Schritt. Eine Nachricht an eine benannte Person funktioniert besser als jedes Formular.

Das Gespräch. Kurz, konkret, mit einem Rundgang durch die Praxis. Und mit einer klaren Aussage, wann die Entscheidung fällt.

Die Zusage. Schriftlich, innerhalb weniger Tage, mit allen Punkten, die besprochen wurden. Mündliche Zusagen ohne Schreiben sind der häufigste Grund dafür, dass jemand doch die andere Stelle annimmt.

Wie der Posteingang im Einzelnen organisiert wird, steht in Bewerbungen von ZFA beantworten.

Teil vier: Bindung

Der günstigste Teil des Systems, weil jede gehaltene Kraft eine komplette Nachbesetzung erspart, inklusive Ausschreibung, Gesprächen, Einarbeitung und der Phase, in der die neue Kraft noch nicht die volle Leistung bringt.

Drei Maßnahmen haben in Zahnarztpraxen den größten Effekt.

Ein festes Gespräch im Jahr, pro Person. Zwanzig Minuten, außerhalb der Sprechstunde, mit der Frage, was passieren müsste, damit die Person in drei Jahren noch da ist.

Ein Fortbildungsplan über drei Jahre. Eine Person pro Jahr in einer längeren Qualifikation, mit Termin.

Verlässlichkeit im Plan. Vier Wochen Vorlauf, eine Tauschregel, eine Reihenfolge für die unbeliebten Zeiten. Dieser Punkt kostet kein Geld und wird in Exit-Gesprächen häufiger genannt als jeder andere.

Was zu tun ist, wenn trotzdem jemand kündigt, steht in Wenn die ZFA kündigt.

Den Personalbedarf berechnen

Die meisten Praxen stellen ein, wenn die Belastung spürbar wird. Das ist zu spät, weil die Besetzung dann bereits Monate dauert. Rechnen Sie stattdessen.

Schritt eins: die geöffneten Behandlungsstunden je Woche. Pro Behandler, pro Zimmer.

Schritt zwei: der Assistenzbedarf. Wie viele dieser Stunden brauchen eine Assistenz am Stuhl?

Schritt drei: die Nebenzeiten. Aufbereitung, Empfang, Telefon, Abrechnung, Lager. Diese Stunden fallen unabhängig von der Behandlung an und werden regelmäßig unterschätzt.

Schritt vier: der Ausfallpuffer. Urlaub, Krankheit, Fortbildung. Eine Praxis, deren Plan nur aufgeht, wenn alle da sind, ist an jedem Krankheitstag im Ausnahmezustand.

Die Summe geteilt durch die durchschnittliche Wochenarbeitszeit ergibt den Bedarf in Stellen. Vergleichen Sie diese Zahl mit dem Ist-Stand, und Sie wissen, ob die Praxis unterbesetzt ist oder ob die Abläufe das Problem sind.

Die drei Kennzahlen

Mehr braucht es nicht, und weniger reicht nicht.

Bewerbungen je Ausschreibung. Sie zeigt, ob Sichtbarkeit und Angebot stimmen. Bleibt die Zahl bei null, liegt das Problem vor dem Prozess.

Zeit bis zur Besetzung. Vom Tag der Kündigung bis zum ersten Arbeitstag der Nachfolgerin. Diese Zahl ist die ehrlichste Kennzahl der Personalarbeit, weil sie alle vier Teile abbildet.

Fluktuation im Jahr. Wie viele Personen haben die Praxis im letzten Jahr verlassen, gemessen an der Gesamtzahl. Zählen Sie Abgänge in der Probezeit getrennt mit, sie deuten auf ein anderes Problem hin als Abgänge nach Jahren. Eine hohe Zahl macht jede Gewinnungsmaßnahme teuer, weil sie immer wieder von vorn beginnt.

Führen Sie die drei Zahlen einmal im Quartal auf einer Seite. Welche weiteren Kennzahlen in die Praxisauswertung gehören, steht in Kennzahlen der Zahnarztpraxis.

Was eine unbesetzte Stelle kostet

Diese Rechnung ist der Grund, warum sich Aufwand in der Personalarbeit rechnet.

Stellen Sie drei Posten zusammen. Erstens den Honorarumsatz, der ausfällt, weil Behandlungsstunden ohne Assistenz nicht stattfinden oder Prophylaxetermine nicht vergeben werden. Zweitens die Überstunden der verbliebenen Kräfte, die tatsächlich ausgezahlt oder ausgeglichen werden. Drittens die Folgekosten, also die erhöhte Wahrscheinlichkeit einer weiteren Kündigung in der Überlastungsphase.

In den meisten Praxen liegt allein der erste Posten deutlich über dem, was eine gute Anzeige, eine gepflegte Karriereseite und eine zugesagte Fortbildung zusammen kosten. Diese Rechnung wird trotzdem selten gestellt, weil ausgefallener Umsatz keine Buchung erzeugt.

Das Empfehlungsprogramm im eigenen Team

Der am meisten unterschätzte Kanal, und der günstigste.

Ihre Mitarbeiterinnen kennen andere Fachkräfte aus Berufsschule, Fortbildung und früheren Stellen. Sie empfehlen die Praxis allerdings nur, wenn sie erstens wissen, dass eine Stelle offen ist, und zweitens selbst gern dort arbeiten.

Machen Sie es einfach. Sagen Sie im Team ausdrücklich, dass gesucht wird, und geben Sie eine Textnachricht mit, die sich weiterleiten lässt. Eine Prämie nach bestandener Probezeit ist üblich und verhindert, dass jemand aus dem falschen Grund empfiehlt.

Und nehmen Sie ernst, wenn niemand empfiehlt. Das ist eine Rückmeldung über Teil vier des Systems, und zwar eine deutliche.

Wer in der Praxis dafür zuständig ist

Der Teil des Systems, der am häufigsten fehlt, ist keine Maßnahme. Es ist die Zuständigkeit.

In den meisten Praxen liegt die Personalarbeit beim Inhaber, und zwar zwischen zwei Patienten. Das erklärt die Antwortzeiten, die fehlende Karriereseite und die Anzeige, die im dritten Monat noch dieselbe ist. Das hat nichts mit Nachlässigkeit zu tun. Die Behandlung geht immer vor.

Drei Zuschnitte funktionieren.

Die Praxismanagerin übernimmt. Der sauberste Weg in Praxen ab einer gewissen Größe, weil dort ohnehin Personal und Organisation zusammenliegen. Ab wann sich die Rolle rechnet und welche Befugnisse dazugehören, steht in Die Praxismanagerin in der Zahnarztpraxis.

Eine erfahrene Kraft übernimmt den Posteingang. Auch ohne Führungsrolle lässt sich die Antwortzeit abgeben. Die Person bestätigt Bewerbungen, vereinbart Termine und hält die Übersicht. Die Entscheidung bleibt beim Inhaber.

Feste Zeit im Kalender. In kleinen Praxen der einfachste Weg. Eine Stunde pro Woche, fester Termin, in der Bewerbungen beantwortet, die Anzeige geprüft und die Karriereseite aktualisiert wird. Eine Stunde, die im Kalender steht, findet statt. Eine Stunde, die zwischendurch passieren soll, findet nicht statt.

Legen Sie zusätzlich fest, wer im Urlaub der zuständigen Person den Posteingang übernimmt. Zwei Wochen unbeantwortete Bewerbungen im August kosten die Praxis den ganzen Herbst.

Der Jahreslauf der Personalarbeit

Personalarbeit in der Zahnarztpraxis folgt einem Kalender, und wer ihn kennt, arbeitet vor statt hinterher.

Herbst. Der Bewerbungszeitraum für Ausbildungsplätze läuft, und die Urlaubsplanung für das Folgejahr wird gemacht. Beides gehört in denselben Monat. Wie der Ausbildungsplatz besetzt wird, steht in Azubi für die Zahnarztpraxis finden.

Januar und Februar. Die Jahresgespräche. Sie liegen bewusst früh, weil die Fortbildungsanmeldungen für das laufende Jahr daran hängen und weil Kündigungsgedanken im Januar am häufigsten sind.

Frühjahr. Praktika und Entscheidungen zum Ausbildungsplatz, dazu die Anmeldung zu den Lehrgängen aus der Fortbildungsplanung.

Sommer. Die ruhigste Phase für Bewerbungen und die beste Zeit, um Karriereseite, Google-Profil und Anzeigenvorlagen zu überarbeiten. Diese Arbeit erledigt sich im September nicht mehr.

Ganzjährig. Die drei Kennzahlen einmal im Quartal, und die Anzeigenvorlage immer aktuell in der Schublade, auch ohne offene Stelle.

Dieser Kalender ist der Unterschied zwischen einer Praxis, die auf Kündigungen reagiert, und einer, die Personalarbeit als laufende Aufgabe führt. Er kostet zusammengerechnet wenige Stunden im Jahr.

Wann externe Unterstützung sinnvoll ist

Personalvermittler und Recruiting-Dienstleister lösen genau einen Teil, meistens Sichtbarkeit oder Prozess. Das kann sinnvoll sein, unter drei Bedingungen.

Die Praxis hat die eigene Sichtbarkeit vorher in Ordnung gebracht. Sonst zahlt sie dafür, Menschen auf eine Praxis zu lenken, über die sie nichts finden.

Der Prozess in der Praxis ist vorbereitet. Ein Dienstleister, der Bewerbungen liefert, die zwei Wochen unbeantwortet bleiben, ist rausgeworfenes Geld.

Die Kosten stehen gegen die Rechnung der unbesetzten Stelle. Provisionen und Kampagnenbudgets sind in der Zahnmedizin hoch, und sie rechnen sich trotzdem, wenn der Ausfall höher ist. Rechnen Sie es aus, bevor Sie unterschreiben.

Die Reihenfolge, wenn alles gleichzeitig ansteht

Wenn eine Praxis bei allen vier Teilen Nachholbedarf hat, ist die Versuchung groß, überall gleichzeitig anzufangen. Das funktioniert nicht, weil die Arbeit neben dem Betrieb läuft. Halten Sie deshalb diese Reihenfolge ein.

Zuerst der Prozess. Er kostet am wenigsten und bringt am schnellsten etwas. Eine benannte Zuständigkeit, eine Antwortzeit von zwei Werktagen, ein Kontaktweg. Das ist an einem Nachmittag geregelt und rettet die Bewerbungen, die ohnehin kommen.

Dann die Sichtbarkeit. Karriereseite und Google-Profil. Das dauert ein bis zwei Wochen, kostet wenig und hält danach dauerhaft.

Dann das Angebot. Zeiten und Fortbildungswege sind Entscheidungen, die vorbereitet sein wollen und die Geld kosten. Sie brauchen die Rechnung aus dem Abschnitt zur unbesetzten Stelle als Grundlage.

Zuletzt die Bindung. Sie ist nicht unwichtig, sie braucht nur am längsten, bis sie sich zeigt. Jahresgespräche und Fortbildungsplanung entfalten ihren Effekt über Jahre.

Diese Reihenfolge hat einen angenehmen Nebeneffekt: Die ersten beiden Schritte sind erledigt, bevor die nächste Kündigung kommt, und genau dann braucht die Praxis sie.

Drei Praxen, drei Entscheidungen

Die Praxis, die seit sechs Monaten sucht. Hier liegt das Problem fast nie am Kanal. Prüfen Sie die Reihenfolge: Ist die Praxis sichtbar, nennt die Anzeige Zeiten und Geld, wird innerhalb von zwei Tagen geantwortet?

Die Praxis mit hoher Fluktuation. Hier ist Teil vier der Hebel. Jede Maßnahme in den Teilen eins bis drei wird sonst jedes Jahr neu bezahlt.

Die wachsende Praxis. Hier lohnt die Bedarfsrechnung vor dem Wachstum. Ein zusätzlicher Behandler ohne zusätzliche Assistenz erzeugt Belastung statt Umsatz. Rechnen Sie den Assistenzbedarf des neuen Behandlers aus, bevor der Vertrag unterschrieben wird, und beginnen Sie die Suche zur selben Zeit. Wie ein angestellter Zahnarzt gefunden wird, steht in Einen angestellten Zahnarzt finden.

Was die Praxis dabei über sich lernt

Ein Nebeneffekt, der den Aufwand zusätzlich rechtfertigt.

Wer die vier Teile durchgeht, sieht die eigene Praxis so, wie eine Bewerberin sie sieht. Und das deckt regelmäßig Dinge auf, die mit Personal nichts zu tun haben: ein Google-Profil mit falschen Öffnungszeiten, eine Website ohne erkennbares Team, unbeantwortete Bewertungen, ein Telefon, das mittags niemand abnimmt.

Alle diese Punkte kosten der Praxis auch Patienten, nicht nur Bewerbungen. Die Arbeit an der Personalgewinnung repariert damit einen Teil der Patientengewinnung gleich mit, und das ist der Grund, warum sich der Aufwand doppelt rechnet.

Häufige Fragen

Wie finde ich Personal für meine Zahnarztpraxis?

Über vier Teile gleichzeitig: Sichtbarkeit, damit Interessierte die Praxis finden, ein Angebot mit konkreten Zusagen zu Zeiten und Entwicklung, ein Prozess mit kurzer Antwortzeit und niedriger Einstiegshürde sowie Bindung, damit weniger nachbesetzt werden muss. Ein einzelner Kanal löst das Problem nicht dauerhaft.

Welche Kennzahlen sollte ich in der Personalarbeit führen?

Drei genügen: Bewerbungen je Ausschreibung, Zeit vom Tag der Kündigung bis zum ersten Arbeitstag der Nachfolgerin und Fluktuation im Jahr. Die zweite Zahl bildet alle vier Teile des Systems ab und ist die ehrlichste.

Wie berechne ich, wie viele Mitarbeiterinnen ich brauche?

Aus den geöffneten Behandlungsstunden, dem Assistenzbedarf je Stunde, den Nebenzeiten für Aufbereitung, Empfang und Abrechnung sowie einem Puffer für Urlaub, Krankheit und Fortbildung. Die Summe geteilt durch die durchschnittliche Wochenarbeitszeit ergibt den Bedarf in Stellen.

Lohnt sich ein Personalvermittler für eine Zahnarztpraxis?

Unter drei Bedingungen: Die eigene Sichtbarkeit ist vorher in Ordnung, der Prozess in der Praxis ist vorbereitet, und die Kosten stehen gegen die gerechnete Rechnung der unbesetzten Stelle. Ohne diese Vorarbeit zahlt die Praxis für Bewerbungen, die sie anschließend verliert.

Was bringt ein Empfehlungsprogramm im Team?

Es ist der günstigste Kanal, weil Mitarbeiterinnen andere Fachkräfte aus Berufsschule und Fortbildung kennen. Voraussetzung ist, dass im Team bekannt ist, dass gesucht wird, und dass die Leute gern dort arbeiten. Eine Prämie nach bestandener Probezeit ist üblich.

Was kostet eine unbesetzte Stelle?

Rechnen Sie den ausgefallenen Honorarumsatz aus nicht stattfindenden Behandlungs- und Prophylaxestunden, die ausgeglichenen Überstunden der verbliebenen Kräfte und die erhöhte Wahrscheinlichkeit einer weiteren Kündigung zusammen. In den meisten Praxen liegt allein der erste Posten über den Kosten aller Gewinnungsmaßnahmen.

Warum bekomme ich keine Bewerbungen, obwohl ich gut zahle?

Weil Geld der dritte der drei Angebotspunkte ist und allein selten den Ausschlag gibt. Prüfen Sie zuerst, ob die Praxis bei einer Suche nach Stellenangebot plus Ort überhaupt gefunden wird und ob die Anzeige konkrete Arbeitszeiten und eine Gehaltsangabe enthält.

Fazit

Mitarbeitergewinnung in der Zahnarztpraxis ist kein Kanalproblem. Sie ist ein System aus Sichtbarkeit, Angebot, Prozess und Bindung, und der schwächste dieser vier Teile bestimmt das Ergebnis. Wer den Personalbedarf rechnet statt schätzt, drei Kennzahlen im Quartal führt und die Kosten der unbesetzten Stelle einmal sauber aufstellt, entscheidet danach anders über Anzeigen, Fortbildungen und Gehaltsstufen. Und der günstigste Teil bleibt der vierte: Jede Kraft, die bleibt, erspart die gesamte Rechnung. Wer außerdem festlegt, wer in der Praxis dafür zuständig ist, und diese Stunde in den Kalender schreibt, hat den Unterschied zwischen einer Absicht und einer laufenden Aufgabe schon gemacht.

Wo steht Ihre Praxis heute?

Ob Bewerberinnen Ihre Praxis überhaupt finden, hängt an denselben Stellen wie die Patientensuche: Google-Profil, eigene Seiten, Auffindbarkeit im Umkreis. Der Praxis-Check zeigt in zwei Minuten, wie Ihre Praxis dort heute dasteht.

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