Praxismanagerin in der Zahnarztpraxis: ab wann sich die Stelle rechnet

Eine Praxismanagerin übernimmt in der Zahnarztpraxis die Führungs- und Organisationsaufgaben, die sonst beim Inhaber liegen, und die Stelle rechnet sich in der Regel dann, wenn der Inhaber mehr als einen halben Arbeitstag pro Woche mit Organisation statt mit Behandlung verbringt.

Das ist die eigentliche Rechnung, und sie hat wenig mit dem Gehalt zu tun. Eine Stunde am Behandlungsstuhl bringt Honorarumsatz. Eine Stunde Dienstplanung bringt keinen. Wer beide Stunden gleich bewertet, kommt zu dem Schluss, die Stelle sei zu teuer. Dieser Artikel zeigt, welche Aufgaben die Rolle wirklich übernimmt, ab wann sie sich lohnt, was sie kostet und woran Sie nach sechs Monaten erkennen, ob sie funktioniert.

Was eine Praxismanagerin tatsächlich macht

Der Aufgabenzuschnitt unterscheidet sich zwischen Praxen erheblich, weil die Rolle nicht geregelt ist. In der Praxis lassen sich die Aufgaben in vier Blöcke sortieren.

Personal. Dienstplan, Urlaubsplanung, Einarbeitung neuer Kräfte, Bewerbungsgespräche vorbereiten und führen, Fortbildungsplanung, Jahresgespräche vorbereiten. Das ist der Block, der beim Inhaber die meiste Zeit frisst und der sich am saubersten abgeben lässt.

Organisation. Terminsteuerung und Auslastung der Zimmer, Bestellwesen und Lager, Geräteverwaltung und Wartungsintervalle, Ablauf im Empfangsbereich, Dokumentation der Praxisabläufe.

Kaufmännisches. Abrechnung überwachen, offene Posten verfolgen, Kennzahlen aufbereiten, Angebote von Lieferanten vergleichen, Verträge im Blick behalten.

Qualität und Vorschriften. Hygienedokumentation, Fristenüberwachung für Unterweisungen und Prüfungen, Vorbereitung auf Begehungen.

*Zum Vergrößern tippen*

Was in dieser Aufzählung nicht steht, ist genauso wichtig. Die Behandlung bleibt beim Behandler, die medizinische Verantwortung ebenfalls. Und die strategischen Entscheidungen, also Ausrichtung, Investitionen und Schwerpunkte, bleiben beim Inhaber. Die Praxismanagerin bereitet sie vor.

Ab wann sich die Stelle rechnet

Es gibt keine Teamgröße, ab der die Rolle automatisch sinnvoll ist. Es gibt drei Anzeichen, und wenn zwei davon zutreffen, ist die Schwelle erreicht.

Erstes Anzeichen: Der Inhaber arbeitet regelmäßig nach der Sprechstunde an Organisation. Nicht an Behandlungsdokumentation, an Dienstplänen, Bestellungen und Rückfragen. Zählen Sie diese Stunden vier Wochen lang mit. Die Zahl überrascht die meisten Inhaber.

Zweites Anzeichen: Absprachen laufen über eine Person, die auch behandelt. Wenn jede Rückfrage aus dem Team darauf wartet, dass der Behandler zwischen zwei Patienten Zeit hat, verzögern sich Entscheidungen um Stunden, manchmal um Tage.

Drittes Anzeichen: Die Praxis hat mehr als einen Behandler. Ab dem zweiten Behandler entstehen Abstimmungen, die vorher keine waren, nämlich Zimmerbelegung, Assistenzzuordnung und gemeinsame Termine.

Die Rechnung, die die Entscheidung trifft

Stellen Sie drei Zahlen nebeneinander, dann steht die Antwort.

Erstens die Personalkosten der Stelle pro Jahr, also Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteil. Falls die Stelle intern besetzt wird, zählt nur die Differenz zur heutigen Vergütung plus die Kosten der Nachbesetzung am Stuhl.

Zweitens die Inhaberstunden, die zurück in die Behandlung gehen. Multiplizieren Sie diese Stunden mit dem Honorarumsatz, den eine Behandlungsstunde in Ihrer Praxis erzeugt. Diese Zahl steht in Ihrer eigenen Auswertung, sie muss nicht geschätzt werden. Welche Kennzahlen dafür nötig sind, steht in Kennzahlen der Zahnarztpraxis.

Drittens der Effekt auf die Auslastung. Eine Person, die den Terminplan aktiv steuert, füllt Lücken, die sonst offen bleiben, und reagiert schneller auf Absagen. Dieser Posten ist der unsicherste, und er ist in vielen Praxen der größte.

Rechnen Sie den dritten Posten konservativ, oder lassen Sie ihn in der ersten Rechnung ganz weg. Wenn die Entscheidung schon ohne ihn aufgeht, brauchen Sie ihn nicht.

Intern besetzen oder extern suchen

Beide Wege funktionieren, und sie haben unterschiedliche Risiken.

Intern besetzen ist der häufigere Weg. Die Person kennt die Abläufe, das Team und die Patienten. Der Einstieg ist kurz. Das Risiko liegt in der Rollenumkehr: Eine Kollegin wird zur Vorgesetzten derselben Menschen, mit denen sie gestern noch im Stuhl stand. Das funktioniert, wenn die Praxis den Wechsel ausspricht statt ihn schleichen zu lassen. Ein Termin, eine klare Ansage im Team, eine schriftliche Aufgabenbeschreibung.

Extern suchen bringt Erfahrung aus anderen Praxen und keine Vorgeschichte im Team. Der Einstieg dauert länger, und die Stelle ist schwer zu besetzen, weil qualifizierte Kandidatinnen selten offen suchen. Wo Sie eine solche Stelle ausschreiben und was die Plattformen kosten, steht in ZFA-Stelle ausschreiben.

Eine dritte Variante wird oft übersehen: die Rolle schrittweise aufziehen. Eine erfahrene Kraft übernimmt zunächst einen der vier Blöcke, meist Personal oder Organisation, mit reduzierter Stuhlzeit. Nach einem halben Jahr kommt der zweite Block dazu. So lässt sich die Entscheidung korrigieren, bevor sie teuer wird.

Welche Qualifikation die Rolle braucht

Praxismanagerin ist kein geschützter Titel, deshalb gibt es keine vorgeschriebene Qualifikation. In der Praxis hat sich ein Weg durchgesetzt.

Am Anfang steht die abgeschlossene Ausbildung zur Zahnmedizinischen Fachangestellten, weil ohne Kenntnis der Abläufe am Stuhl keine sinnvolle Terminsteuerung möglich ist. Darauf folgt meist die Aufstiegsfortbildung zur Verwaltungsassistentin, die Abrechnung und Verwaltung abdeckt. Ergänzt wird das durch einen Lehrgang im Praxismanagement, den viele Fortbildungseinrichtungen der Kammern und einzelne private Anbieter im Programm haben.

Welche Aufstiegswege offenstehen und was sie die Praxis kosten, steht in ZFA-Weiterbildung als Mittel der Mitarbeiterbindung.

Achten Sie bei externen Anbietern auf zwei Punkte. Erstens, ob der Abschluss von der Kammer anerkannt ist oder ein reines Anbieterzertifikat darstellt. Zweitens, wie hoch der Anteil an Führungsthemen ist. Viele Lehrgänge decken Abrechnung gut ab und Mitarbeiterführung fast gar nicht, obwohl genau daran die Rolle im Alltag hängt.

Was die Stelle kostet

Die Vergütung wird frei vereinbart, weil die Rolle in den Vergütungsregelungen der Kammern nicht als eigene Stufe geführt wird. Als Orientierung gilt die Stufe einer Fachangestellten mit gleicher Berufserfahrung und abgeschlossener Aufstiegsfortbildung, zuzüglich eines Aufschlags für Führungsverantwortung.

Zwei Modelle sind verbreitet. Ein fester Aufschlag auf die Grundvergütung, der in der Gehaltsabrechnung als eigene Position geführt wird. Oder eine höhere Einstufung ohne separate Zulage. Das erste Modell ist im Team leichter zu erklären und lässt sich zurücknehmen, wenn die Rolle nach der Probephase doch nicht passt.

Was verbindlich ist und was Empfehlung, steht in ZFA-Gehalt aus Arbeitgebersicht.

Planen Sie zusätzlich Zeit ein, die nicht als Kosten in der Abrechnung auftaucht. In den ersten Monaten braucht die Rolle regelmäßige Abstimmung mit dem Inhaber, sonst entstehen Entscheidungen doppelt oder gar nicht.

Der häufigste Fehler: Titel ohne Befugnis

Die Rolle hakt in den Praxen, die ich kenne, fast nie an der Person. Sie hakt an der Befugnis.

Eine Praxismanagerin, die den Dienstplan macht, aber jede Abweichung vom Inhaber genehmigen lassen muss, hat keine Aufgabe abgenommen. Sie hat einen Zwischenschritt eingezogen. Dasselbe gilt für Bestellungen ohne Budgetrahmen und für Personalgespräche ohne Entscheidungsrecht.

Legen Sie deshalb vor dem ersten Tag drei Dinge schriftlich fest, jeweils in einem Satz.

Erstens: Welche Entscheidungen trifft die Rolle allein? Beispiel: Dienstplan, Urlaubsfreigabe bis zu einer festgelegten Zahl gleichzeitig abwesender Personen, Bestellungen bis zu einem festgelegten Betrag.

Zweitens: Welche Entscheidungen bereitet sie vor und der Inhaber entscheidet? Beispiel: Einstellungen, Investitionen, Gehaltsanpassungen.

Drittens: Welche Themen bleiben vollständig beim Inhaber? Beispiel: Behandlungskonzept, Ausrichtung der Praxis, Trennung von Mitarbeitern.

Diese drei Sätze passen auf eine Seite. Sie sind der Unterschied zwischen einer echten Entlastung und einem neuen Schild am selben Schreibtisch.

Woran Sie nach sechs Monaten erkennen, ob es funktioniert

Setzen Sie den Termin für die Prüfung, bevor die Stelle beginnt, und notieren Sie die Ausgangswerte am ersten Tag. Drei Zahlen reichen.

Die Organisationsstunden des Inhabers pro Woche. Sie sollten deutlich gesunken sein. Wenn sie gleich geblieben sind, liegt es fast immer an der Befugnis, nicht an der Person.

Die Auslastung der Behandlungszimmer. Gemessen als belegte Stunden im Verhältnis zu den geöffneten Stunden. Ein aktiv gesteuerter Terminplan hebt diese Zahl.

Der Anteil der Termine, die kurzfristig ausfallen und nicht nachbesetzt werden. Diese Zahl ist der direkteste Nachweis für aktive Terminsteuerung. Wie Sie Termine überhaupt sauber nachbesetzen, steht in Recall in der Zahnarztpraxis.

Führen Sie das Gespräch anhand dieser drei Zahlen, nicht anhand des Eindrucks. Der Eindruck nach sechs Monaten ist in fast jeder Praxis positiv, weil die Entlastung spürbar ist, bevor sie messbar wird.

Die ersten dreißig Tage der neuen Rolle

Der Start entscheidet mehr über den Erfolg als die Auswahl. Vier Schritte haben sich bewährt.

Tag eins: die Ansage im Team. Der Inhaber sagt selbst, wer die Rolle übernimmt, welche Entscheidungen ab sofort dort getroffen werden und warum. Wenn diese Ansage fehlt, laufen die Kolleginnen weiter zum Inhaber, und die Rolle bleibt leer.

Woche eins: die Übergabeliste. Der Inhaber schreibt auf, welche wiederkehrenden Aufgaben er heute selbst erledigt, mit Häufigkeit und ungefährem Zeitaufwand. Diese Liste ist unbequem, weil sie länger wird als erwartet. Sie ist die Grundlage für alles Weitere.

Woche zwei bis vier: Übergabe in Paaren. Jede Aufgabe wird einmal gemeinsam gemacht, beim zweiten Mal macht die Praxismanagerin und der Inhaber sieht zu, beim dritten Mal läuft es allein. Drei Durchgänge reichen für fast alles.

Ende des ersten Monats: der feste wöchentliche Termin. Dreißig Minuten, gleicher Tag, gleiche Uhrzeit, mit einer kurzen Liste offener Punkte. Dieser Termin ersetzt die fünfzig Zwischenrufe zwischen zwei Patienten. Er ist der Punkt, an dem die meisten Praxen nach ein paar Wochen nachlassen, und er ist der wichtigste.

Was die Rolle für das Marketing der Praxis bedeutet

Die Verbindung wird selten gezogen, und sie ist direkt. In fast jeder Praxis liegen die Aufgaben, die nach außen wirken, genau dort, wo bisher niemand Zeit hatte.

Wer beantwortet die Bewertungen bei Google? Wer pflegt die Öffnungszeiten im Unternehmensprofil, wenn sich etwas ändert? Wer sorgt dafür, dass Anrufe in der Mittagspause zurückgerufen werden? Wer prüft, ob die Onlineterminbuchung tatsächlich Termine erzeugt oder nur Anfragen sammelt?

Diese vier Aufgaben kosten zusammen wenige Stunden im Monat. Sie bleiben trotzdem liegen, weil sie zwischen Behandlung und Empfang niemandem eindeutig gehören. Eine Praxismanagerin ist die erste Person in der Praxis, der man sie eindeutig zuordnen kann.

Wie die Antworten auf Bewertungen aussehen sollten, steht in Google-Bewertungen für Zahnärzte. Was im Unternehmensprofil gepflegt gehört, steht in Das Google-Unternehmensprofil der Zahnarztpraxis.

Nehmen Sie diese Aufgaben ausdrücklich in die Aufgabenbeschreibung auf, mit einem festen Rhythmus dahinter. Bewertungen wöchentlich, Profil monatlich, Rückrufe täglich. Ohne Rhythmus landen sie wieder in der Kategorie "wenn Zeit ist", und dort war die Praxis schon.

Drei Praxen, drei Entscheidungen

Die Einzelpraxis mit vier Mitarbeiterinnen. Hier ist eine volle Stelle meistens zu groß. Sinnvoll ist ein Teilzeitzuschnitt mit einem der vier Blöcke, üblicherweise Organisation, bei reduzierter Stuhlzeit. Welche Vertragsmodelle dafür passen, steht in Teilzeit in der Zahnarztpraxis.

Die Praxis mit zwei Behandlern und acht Mitarbeiterinnen. Hier ist die Schwelle in der Regel erreicht. Der Einstieg über Personal und Organisation nimmt dem Inhaber den größten Block ab.

Die Praxis nach der Übernahme. Hier ist die Rolle oft der erste Schritt überhaupt, weil der neue Inhaber gleichzeitig Abläufe kennenlernen und behandeln muss. Was in dieser Phase sonst noch ansteht, steht in Marketing nach der Praxisübernahme.

Wenn die Rolle nach sechs Monaten nicht funktioniert

Das kommt vor, und es lässt sich korrigieren, solange man die Ursache trennt.

Wenn die Organisationsstunden des Inhabers gleich geblieben sind, liegt es fast immer an der Befugnis. Prüfen Sie die drei Sätze aus dem Abschnitt oben: Wurden sie geschrieben, wurden sie im Team ausgesprochen, hat der Inhaber sich daran gehalten? Der dritte Punkt ist der häufigste. Eine Praxis, in der die Kollegin weiterhin beim Inhaber nachfragt und dort eine Antwort bekommt, hat die Rolle wieder abgeschafft, ohne es zu beschließen.

Wenn die Befugnis steht und trotzdem nichts vorangeht, liegt es meist am Zuschnitt. Vier Aufgabenblöcke gleichzeitig sind für eine Person neben reduzierter Stuhlzeit zu viel. Nehmen Sie einen Block heraus und geben Sie ihn zurück oder an eine andere Kraft.

Und wenn beides stimmt und die Person die Rolle trotzdem nicht ausfüllt, sprechen Sie das früh an, mit den drei Zahlen aus der Halbjahresprüfung auf dem Tisch. Ein Rückschritt auf die frühere Position ist möglich, wenn er sachlich begründet und sauber besprochen wird. Er ist deutlich billiger als eine Kündigung, die eine erfahrene Kraft kostet. Welche Fristen dabei gelten und wie die Nachbesetzung vorbereitet wird, steht in Wenn die ZFA kündigt.

Häufige Fragen

Was macht eine Praxismanagerin in der Zahnarztpraxis?

Sie übernimmt Personal, Organisation, kaufmännische Überwachung sowie Qualität und Fristen. Konkret sind das Dienst- und Urlaubsplanung, Einarbeitung, Terminsteuerung, Bestellwesen, Überwachung der Abrechnung und die Vorbereitung von Begehungen. Behandlung und strategische Entscheidungen bleiben beim Inhaber.

Welche Ausbildung braucht man als Praxismanagerin?

Der Titel ist nicht geschützt, deshalb gibt es keine vorgeschriebene Qualifikation. Üblich ist die Ausbildung zur Zahnmedizinischen Fachangestellten, darauf die Aufstiegsfortbildung zur Verwaltungsassistentin und ergänzend ein Lehrgang im Praxismanagement. Prüfen Sie bei privaten Anbietern, ob der Abschluss von der Kammer anerkannt ist.

Was verdient eine Praxismanagerin in einer Zahnarztpraxis?

Die Vergütung wird frei vereinbart, weil die Rolle in den Vergütungsregelungen der Kammern nicht als eigene Stufe geführt wird. Orientierung ist die Stufe einer Fachangestellten mit gleicher Berufserfahrung und abgeschlossener Aufstiegsfortbildung, zuzüglich eines Aufschlags für Führungsverantwortung.

Ab welcher Praxisgröße lohnt sich eine Praxismanagerin?

Eine feste Grenze gibt es nicht. In der Regel ist die Schwelle erreicht, wenn der Inhaber regelmäßig nach der Sprechstunde an Organisation arbeitet, Absprachen im Team auf ihn warten und mindestens zwei Behandler im Haus sind. Treffen zwei dieser drei Punkte zu, rechnet sich die Stelle meistens.

Soll ich die Stelle intern besetzen oder extern suchen?

Intern ist der kürzere Weg, weil die Abläufe bekannt sind. Das Risiko liegt in der Rollenumkehr im Team, die ausgesprochen werden muss. Extern bringt Erfahrung aus anderen Praxen, dauert länger und ist schwer zu besetzen. Ein dritter Weg ist, die Rolle schrittweise aufzuziehen, zunächst mit einem Aufgabenblock bei reduzierter Stuhlzeit.

Was unterscheidet die Praxismanagerin von der Verwaltungsassistentin?

Die Verwaltungsassistentin ist eine anerkannte Aufstiegsfortbildung mit Schwerpunkt Abrechnung und Verwaltung. Die Praxismanagerin ist eine Rolle in der Praxis, die darüber hinaus Führung und Organisation umfasst. Viele Praxismanagerinnen haben die Verwaltungsassistenz als Grundlage, die Fortbildung allein macht die Rolle aber nicht aus.

Fazit

Die Praxismanagerin ist keine Frage des Titels, sie ist eine Frage der abgegebenen Entscheidungen. Wer die Rolle einführt, ohne Befugnisse zu übertragen, schafft einen Zwischenschritt statt einer Entlastung. Wer die Inhaberstunden vier Wochen lang mitzählt, die Personalkosten gegen den Honorarumsatz der zurückgewonnenen Behandlungszeit stellt und die drei Befugnisebenen vorher aufschreibt, hat eine Entscheidung auf Zahlen. Und wer den Prüftermin nach sechs Monaten schon vor dem ersten Arbeitstag setzt, merkt rechtzeitig, wenn etwas nachzujustieren ist.

Wo steht Ihre Praxis heute?

Ob Bewerberinnen Ihre Praxis überhaupt finden, hängt an denselben Stellen wie die Patientensuche: Google-Profil, eigene Seiten, Auffindbarkeit im Umkreis. Der Praxis-Check zeigt in zwei Minuten, wie Ihre Praxis dort heute dasteht.

Zum Praxis-Check

Kostenfrei · 2 Minuten