Fachkräftemangel in der Zahnarztpraxis: was eine Praxis beeinflusst

Der Fachkräftemangel in der Zahnmedizin hat Ursachen, die eine einzelne Praxis nicht beeinflussen kann, und vier Stellschrauben, die sie vollständig selbst in der Hand hat: den Zuschnitt der Stelle, die Sichtbarkeit, die Antwortzeit und die Bindung.

Diese Trennung ist der ganze Punkt. Solange eine Praxis den Mangel als Marktlage behandelt, gegen die man nichts machen kann, bleibt sie in der Warteschleife. Sobald sie die vier Stellschrauben bearbeitet, konkurriert sie mit Praxen, die es nicht tun, und das sind die meisten. Dieser Artikel ordnet die Ursachen ein und benennt, was davon in der eigenen Reichweite liegt.

Woher die belastbaren Zahlen kommen

In Artikeln zu diesem Thema kursieren viele Prozentsätze, deren Herkunft nicht nachvollziehbar ist. Dieser Artikel nennt deshalb keine Prozentsätze. Er nennt die Stellen, an denen die geprüften Zahlen stehen.

Die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung und die Bundeszahnärztekammer veröffentlichen jährlich Daten zur zahnärztlichen Versorgung, darunter Angaben zum Personal in den Praxen.

Die Landeszahnärztekammern veröffentlichen die Zahl der neu abgeschlossenen Ausbildungsverträge in ihrem Bereich. Das ist die aussagekräftigste Zahl überhaupt, weil sie das Angebot der nächsten Jahre bestimmt.

Die Bundesagentur für Arbeit führt eine Engpassanalyse, in der Berufe nach der Verfügbarkeit von Fachkräften eingeordnet werden, mit regionaler Aufteilung.

Sehen Sie insbesondere in die regionalen Daten. Der bundesweite Durchschnitt sagt über Ihren Umkreis wenig aus, und Ihr Umkreis ist der einzige Markt, aus dem eine Bewerbung kommen kann.

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Die Ursachen, die eine Praxis nicht ändert

Vier Entwicklungen wirken gleichzeitig, und keine davon lässt sich aus einer Praxis heraus beeinflussen.

Die Demografie. Geburtenstarke Jahrgänge gehen in den Ruhestand, die nachrückenden Jahrgänge sind kleiner. Das betrifft alle Berufe, und es betrifft Assistenzberufe besonders.

Die Zahl der Ausbildungsverträge. Weniger Schulabgängerinnen entscheiden sich für den Beruf, und ein Teil derer, die beginnen, bricht ab.

Die Abwanderung. Ausgebildete Fachangestellte wechseln in andere Bereiche des Gesundheitswesens, in die Industrie oder in den Handel, häufig wegen Arbeitszeiten und Vergütung.

Der wachsende Bedarf. Mehr Behandlungskapazität und ein größerer Prophylaxebereich erhöhen den Bedarf pro Praxis, auch ohne Wachstum der Patientenzahl.

Diese vier erklären zusammen, warum die Lage in den letzten Jahren enger geworden ist. Sie erklären nicht, warum zwei Praxen im selben Ort unterschiedlich gut besetzt sind.

Was der Mangel im Alltag einer Praxis auslöst

Bevor über Maßnahmen entschieden wird, lohnt der Blick darauf, was eine dauerhaft knappe Besetzung tatsächlich verändert. Vier Effekte treten fast immer gemeinsam auf.

Die Termine werden länger im Voraus vergeben. Patienten warten, Anfragen enden ohne Termin, und ein Teil davon geht zur nächsten Praxis. Das ist der Punkt, an dem aus einem Personalthema ein Umsatzthema wird.

Die Prophylaxe wird zuerst geopfert. Sie ist der Bereich, der sich am leichtesten verschieben lässt, und der, der am meisten wiederkehrenden Umsatz erzeugt. Was das kostet, steht in Prophylaxe-Kraft finden.

Die verbliebenen Kräfte arbeiten mehr. Über Wochen ist das machbar, über Monate erzeugt es die nächste Kündigung, und die trifft die Praxis härter als die erste.

Die Abläufe werden ungenauer. Dokumentation, Recall, Rückrufe, Nachfassen bei offenen Behandlungsplänen. Diese Aufgaben haben keine Frist und fallen deshalb zuerst weg. Ihr Ausfall ist monatelang unsichtbar und danach teuer.

Rechnen Sie diese vier Effekte gegen die Kosten einer Maßnahme, bevor Sie eine Entscheidung vertagen. In den meisten Praxen fällt die Entscheidung danach anders aus.

Warum zwei Praxen im selben Ort unterschiedlich dastehen

Dieselbe Region, dieselbe Vergütungsempfehlung, dieselbe Zahl an verfügbaren Fachkräften, und die eine Praxis ist voll besetzt, die andere sucht seit einem Jahr. Diese Beobachtung macht jeder, der mit mehreren Praxen zu tun hat.

Die Unterschiede liegen fast immer an denselben vier Stellen.

Die eine Praxis ist auffindbar, die andere nicht. Wer nach Stellenangeboten im Ort sucht, findet nur eine von beiden.

Die eine antwortet am nächsten Tag, die andere nach zwei Wochen. In einem engen Markt entscheidet das allein.

Die eine nennt Zeiten und Vergütung, die andere schreibt von einem netten Team. Die erste bekommt Bewerbungen von Menschen, die wissen, worauf sie sich einlassen.

Die eine hält ihre Leute, die andere sucht jedes Jahr. Der größte Unterschied von allen, und der am wenigsten sichtbare.

Keiner dieser vier Punkte hat mit dem Markt zu tun. Alle vier lassen sich in wenigen Wochen ändern, und genau das ist die gute Nachricht in einem Thema, das meistens als aussichtslos beschrieben wird.

Die vier Stellschrauben, die bleiben

Erstens der Zuschnitt der Stelle. Eine Vollzeitstelle mit acht Anforderungen findet niemanden. Dieselbe Arbeit, aufgeteilt in eine Teilzeitstelle mit festen Tagen und eine Stelle für Empfang und Verwaltung ohne geforderte Ausbildung, findet häufig zwei Personen. Welche Aufgaben ohne besondere Qualifikation möglich sind, steht in Quereinsteiger in der Zahnarztpraxis einstellen, welche Vertragsmodelle passen, in Teilzeit in der Zahnarztpraxis.

Zweitens die Sichtbarkeit. Wer über einen Wechsel nachdenkt, sieht sich die Praxen im Umkreis an, bevor er sich bewirbt. Eine Praxis ohne Karriereseite und mit ungepflegtem Google-Profil fällt in dieser Phase heraus, ohne es je zu erfahren. Wie das zusammenhängt, steht in Mitarbeitergewinnung in der Zahnarztpraxis.

Drittens die Antwortzeit. Zwei Werktage statt zwei Wochen. Diese eine Änderung kostet nichts und entscheidet in einem engen Markt regelmäßig über die Besetzung. Wie der Posteingang organisiert wird, steht in Bewerbungen von ZFA beantworten.

Viertens die Bindung. Jede Kraft, die bleibt, ist eine Stelle, die nicht besetzt werden muss. In einem engen Markt ist das die wirksamste Maßnahme überhaupt, und sie ist die günstigste.

Was nicht hilft

Drei Reaktionen sind verbreitet und bringen wenig.

Die Gehaltserhöhung allein. Sie hilft dort, wo die Praxis deutlich unter dem Niveau im Umkreis liegt. Liegt sie im Rahmen, verändern wenige Prozent selten eine Entscheidung, weil Zeiten und Entwicklung schwerer wiegen. Was verbindlich ist und was Empfehlung, steht in ZFA-Gehalt aus Arbeitgebersicht.

Die Prämie für eine Unterschrift. Sie bringt Menschen, die wegen der Prämie kommen, und die gehen wegen der nächsten Prämie wieder.

Das Warten auf bessere Zeiten. Die Entwicklungen aus dem vorigen Abschnitt sprechen nicht dafür, dass sich die Lage von selbst entspannt.

Dazu kommt eine Reaktion, die aktiv schadet: das Absenken der Anforderungen an das Verhalten im Team, weil man froh ist, überhaupt jemanden zu haben. Eine Praxis, die das tut, verliert die verbliebenen guten Kräfte, und das beschleunigt genau das Problem, das sie lösen wollte.

Die Zahl, die Ihre Praxis selbst erheben sollte

Die wichtigste Kennzahl in diesem Thema steht in keiner Statistik. Es ist Ihre eigene Fluktuation.

Rechnen Sie: Wie viele Personen haben die Praxis in den letzten drei Jahren verlassen, gemessen an der durchschnittlichen Teamgröße? Trennen Sie dabei Abgänge in der Probezeit von Abgängen nach Jahren, weil sie auf unterschiedliche Ursachen hindeuten.

Eine Praxis mit niedriger Fluktuation hat den Fachkräftemangel weitgehend gelöst, unabhängig von der Marktlage, weil sie kaum suchen muss. Eine Praxis mit hoher Fluktuation kann den Markt nicht verantwortlich machen, weil andere Praxen im selben Markt die Leute halten.

Diese Zahl ist unbequem und sie ist die ehrlichste Grundlage für jede weitere Entscheidung. Welche Kennzahlen sonst in die Auswertung gehören, steht in Kennzahlen der Zahnarztpraxis.

Ausbildung: die einzige Maßnahme, die den Markt vergrößert

Alle anderen Maßnahmen verteilen vorhandene Fachkräfte um. Die Ausbildung erzeugt neue.

Für die einzelne Praxis bedeutet das: Wer ausbildet, ist in drei Jahren unabhängiger vom Markt als jede Praxis, die nur sucht. Und wer jedes Jahr ausbildet, hat jedes Jahr eine fertige Kraft im Haus.

Der Aufwand ist real, und er ist geringer als die Kosten einer dauerhaft unbesetzten Stelle. Wie die Besetzung eines Ausbildungsplatzes abläuft, steht in Azubi für die Zahnarztpraxis finden. Der zweite Weg dorthin führt über die Umschulung von Erwachsenen, dazu steht mehr in Umschulung zur ZFA.

Dieselbe Logik gilt innerhalb des Teams: Eine Praxis, die selbst zur Prophylaxeassistenz qualifiziert, ist nicht auf einen Markt angewiesen, der diese Kräfte kaum hergibt. Welche Wege es gibt, steht in ZFA-Weiterbildung als Mittel der Mitarbeiterbindung.

Die regionalen Unterschiede

Der bundesweite Blick verdeckt, was für eine einzelne Praxis zählt.

In Ballungsräumen ist die Zahl der Fachkräfte hoch und die Zahl der konkurrierenden Praxen ebenfalls. Dort entscheidet, wie eine Praxis sich von den Nachbarpraxen unterscheidet.

In ländlichen Regionen ist die Zahl der Fachkräfte klein und die Konkurrenz gering. Dort entscheidet die Erreichbarkeit, und dort funktionieren Ausbildung, Umschulung und Quereinstieg besser als jede Anzeige.

In Randlagen von Ballungsräumen ist die Lage am schwierigsten, weil die Fachkräfte in die Stadt pendeln, wo mehr Praxen mit besseren Zeiten konkurrieren. Hier ist der Zuschnitt der Stelle der wichtigste Hebel.

Prüfen Sie deshalb, in welcher dieser drei Lagen Ihre Praxis liegt, bevor Sie eine Maßnahme wählen. Die richtige Antwort unterscheidet sich je Lage erheblich.

Was Sie mit anderen Praxen teilen können

Ein Gedanke, der selten aufkommt, weil Praxen sich als Konkurrenten sehen.

Beim Personal ist die Konkurrenz real, beim Nachwuchs nicht. Eine Region, in der weniger junge Menschen den Beruf ergreifen, verliert für alle Praxen. Gemeinsame Auftritte auf Berufsmessen, gemeinsame Praktikumsangebote oder ein abgestimmter Kontakt zu den Schulen im Umkreis vergrößern den Kreis für alle Beteiligten.

Das lohnt vor allem in ländlichen Regionen, in denen eine einzelne Praxis für eine Schule kein interessanter Gesprächspartner ist, fünf Praxen zusammen aber schon.

Sprechen Sie das im Qualitätszirkel an. Der Aufwand ist gering, und der Effekt zeigt sich in der Zahl der Bewerbungen auf Ausbildungsplätze im Folgejahr.

Der Zeitpunkt, an dem gehandelt wird

Die meisten Praxen beginnen, wenn eine Kündigung auf dem Tisch liegt. Das ist der teuerste mögliche Zeitpunkt, weil dann alle vier Stellschrauben gleichzeitig unter Zeitdruck bearbeitet werden müssen.

Drei Auslöser sind besser geeignet, und alle drei kommen früher.

Wenn eine Stelle zum ersten Mal länger als acht Wochen offen ist. Das ist der Beleg dafür, dass Sichtbarkeit oder Zuschnitt nicht stimmen, und er kommt lange vor dem nächsten Engpass.

Wenn jemand im Jahresgespräch eine Frage stellt, die unbeantwortet bleibt. Fortbildung, Stunden, Aufgabenbereich. Eine unbeantwortete Frage ist der zuverlässigste Vorbote einer Kündigung, den es gibt.

Wenn in der Nachbarschaft eine Praxis schließt oder eine neue eröffnet. Beides verändert den lokalen Markt innerhalb weniger Monate, in die eine oder die andere Richtung.

Legen Sie deshalb einen festen Termin im Jahr, an dem Sie die vier Stellschrauben durchgehen, unabhängig davon, ob gerade jemand fehlt. Eine Stunde im Sommer, wenn ohnehin wenig läuft. Der Termin ist der Unterschied zwischen einer Praxis, die auf den Markt reagiert, und einer, die von ihm getrieben wird.

Drei Praxen, drei Entscheidungen

Die Praxis mit niedriger Fluktuation. Hier ist das Thema weitgehend gelöst. Die Aufgabe besteht darin, die Bindung zu halten, statt in Gewinnungsmaßnahmen zu investieren.

Die Praxis mit hoher Fluktuation. Hier hilft keine Anzeige. Die Auswertung der Exit-Gespräche steht vor jeder weiteren Suche, dazu steht mehr in Wenn die ZFA kündigt.

Die Praxis, die seit einem Jahr sucht. Hier ist der Zuschnitt der Stelle der erste Punkt. Teilen Sie die Stelle, lassen Sie Quereinstieg zu, prüfen Sie Teilzeit, und schreiben Sie das ausdrücklich in die Anzeige.

Der Ton, in dem darüber gesprochen wird

Ein Punkt, der nichts kostet und oft übersehen wird.

In vielen Praxen wird über den Fachkräftemangel vor dem Team gesprochen, meist als Klage über die Bewerbungslage oder über die heutige Generation. Das vorhandene Team hört dabei etwas anderes, nämlich dass Entlastung nicht in Sicht ist und dass die Praxis die Ursache außerhalb sucht.

Sprechen Sie stattdessen darüber, was die Praxis konkret unternimmt, mit Terminen. Welche Stelle läuft wo, wann fällt eine Entscheidung, was ist die Überbrückung bis dahin.

Der Unterschied liegt nicht in der Lage. Er liegt in dem, was das Team über die nächsten Wochen weiß.

Die Frage nach dem Zeithorizont

Wer Maßnahmen wählt, sollte wissen, wann sie wirken, sonst entsteht der Eindruck, nichts helfe.

Sofort bis vier Wochen. Antwortzeit, Zuschnitt der Stelle, Anzeigentext. Diese drei Änderungen zeigen sich innerhalb eines Monats.

Vier Wochen bis drei Monate. Karriereseite, Google-Profil, Auffindbarkeit im Ort. Der Aufbau dauert, danach hält er.

Ein bis drei Jahre. Ausbildung, Umschulung, Aufstiegsfortbildung im Team. Die langsamsten Maßnahmen und die einzigen, die die Lage der Praxis dauerhaft verändern.

Starten Sie alle drei Gruppen gleichzeitig, aber erwarten Sie Ergebnisse in dieser Reihenfolge. Die häufigste Ursache für Frustration ist eine Maßnahme aus der dritten Gruppe, von der eine Wirkung in der ersten erwartet wurde.

Häufige Fragen

Warum finden Zahnarztpraxen kein Personal?

Mehrere Entwicklungen wirken gleichzeitig: kleinere nachrückende Jahrgänge, weniger abgeschlossene Ausbildungsverträge, Abwanderung ausgebildeter Kräfte in andere Bereiche und ein wachsender Bedarf pro Praxis. Keine dieser Ursachen lässt sich aus einer einzelnen Praxis heraus ändern, die Stellschrauben der Praxis liegen woanders.

Wo finde ich belastbare Zahlen zum Fachkräftemangel in der Zahnmedizin?

Bei der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung und der Bundeszahnärztekammer, bei den Landeszahnärztekammern für die Zahl der neuen Ausbildungsverträge und in der Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit mit regionaler Aufteilung. Sehen Sie vor allem in die regionalen Daten.

Was kann eine einzelne Praxis überhaupt tun?

Vier Dinge: den Zuschnitt der Stelle ändern, die eigene Sichtbarkeit in Ordnung bringen, die Antwortzeit im Bewerbungsverfahren auf zwei Werktage senken und die Bindung des vorhandenen Teams verbessern. Die ersten drei kosten fast nichts, das vierte ist das wirksamste.

Hilft eine Gehaltserhöhung gegen den Fachkräftemangel?

Dort, wo die Praxis deutlich unter dem Niveau im Umkreis liegt, ja. Liegt sie im Rahmen, verändern wenige Prozent selten eine Entscheidung, weil Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten schwerer wiegen.

Welche Kennzahl sollte ich selbst erheben?

Die eigene Fluktuation über drei Jahre, getrennt nach Abgängen in der Probezeit und Abgängen nach Jahren. Eine Praxis mit hoher Fluktuation kann den Markt nicht verantwortlich machen, weil andere Praxen im selben Markt ihre Leute halten.

Lohnt sich Ausbildung trotz des Aufwands?

Sie ist die einzige Maßnahme, die den Markt tatsächlich vergrößert, statt vorhandene Fachkräfte umzuverteilen. Wer jedes Jahr ausbildet, hat jedes Jahr eine fertige Kraft im Haus und ist deutlich unabhängiger von der Marktlage.

Unterscheidet sich die Lage regional?

Erheblich. In Ballungsräumen entscheidet die Unterscheidung von den Nachbarpraxen, in ländlichen Regionen die Erreichbarkeit und die eigene Ausbildung, in Randlagen von Ballungsräumen der Zuschnitt der Stelle, weil Fachkräfte in die Stadt pendeln.

Fazit

Der Fachkräftemangel in der Zahnmedizin ist real und er erklärt nicht, warum zwei Praxen im selben Ort unterschiedlich gut besetzt sind. Die Ursachen auf der Marktseite liegen außerhalb der Reichweite einer Praxis. Innerhalb der Reichweite liegen vier Dinge: der Zuschnitt der Stelle, die Sichtbarkeit, die Antwortzeit und die Bindung. Die ehrlichste Kennzahl dazu steht in keiner Statistik. Sie steht in der eigenen Fluktuation der letzten drei Jahre. Und die einzige Maßnahme, die den Markt vergrößert statt ihn umzuverteilen, ist die Ausbildung.

Wo steht Ihre Praxis heute?

Ob Bewerberinnen Ihre Praxis überhaupt finden, hängt an denselben Stellen wie die Patientensuche: Google-Profil, eigene Seiten, Auffindbarkeit im Umkreis. Der Praxis-Check zeigt in zwei Minuten, wie Ihre Praxis dort heute dasteht.

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