Online-Terminbuchung für die Zahnarztpraxis: was sie bringt und was sie kostet

Die Online-Terminbuchung bringt einer Zahnarztpraxis die Termine, die am Telefon verloren gehen: die um 21 Uhr vom Sofa, die in der Mittagspause, die von Patienten, die nicht gern anrufen. Sie kostet in der Regel eine monatliche Gebühr je Behandler und einen Nachmittag Einrichtung, und sie gehört an drei Stellen: auf die Website, ins Google-Unternehmensprofil und in die Recall-Nachricht.

Die meisten Praxen, die keine Online-Buchung haben, nennen zwei Gründe: Der Kalender ist zu komplex, und der Empfang will die Kontrolle behalten. Beides lässt sich lösen, indem die Praxis nur bestimmte Termine freigibt. Dieser Artikel erklärt, was die Buchung bringt, welche Termine sich eignen, was der Unterschied zwischen einem Portal und der Buchung auf der eigenen Website ist, wie der Link an die drei Stellen kommt, was es kostet, was rechtlich dazugehört und woran sich messen lässt, ob es funktioniert.

Was die Online-Buchung bringt

Die Online-Buchung bringt Termine, die am Telefon verloren gehen, und sie entlastet den Empfang um die Anrufe, die nur einen Termin zum Ziel haben.

Der Weg über das Telefon hat drei Stellen, an denen ein Termin verloren geht. Der Patient will abends buchen, die Praxis ist geschlossen, er nimmt sich vor, morgen anzurufen, und vergisst es. Er ruft mittags an, die Leitung ist besetzt, er versucht es später, später ist er beim nächsten Thema. Er ruft an, der Empfang schlägt einen Termin vor, der Patient muss erst seinen Kalender holen, das Gespräch dauert vier Minuten, und in der Zeit klingelt das zweite Telefon. Jede dieser Stellen kostet Termine, und keine davon ist in der Statistik der Praxis sichtbar, weil ein Termin, der nie gebucht wurde, nirgends auftaucht.

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Mit Online-Buchung ist der Termin nach zwei Minuten fest, um 21 Uhr, mit Bestätigung per SMS. Der Patient hat nichts vergessen, die Leitung war nie besetzt, und der Empfang hat am nächsten Morgen einen Termin im Kalender, für den niemand telefoniert hat. Praxen berichten in der Regel von zwei Dingen nach der Einführung: mehr Terminen für Zahnreinigung und Kontrolle, weil die Hürde weg ist, und deutlich weniger Anrufen am Empfang, die nur einen Termin wollten. Beides ist in der Praxissoftware messbar.

Welche Termine online buchbar sein sollten

Online buchbar sein sollten drei Terminarten, und der Rest bleibt beim Empfang: Kontrolle, Zahnreinigung und das Erstgespräch für eine Behandlung.

Der Grund für die Auswahl: Diese drei Termine haben eine feste Länge, brauchen keine Vorbereitung und werden von Patienten aus eigenem Antrieb gesucht. Eine Kontrolle dauert 20 Minuten, eine Zahnreinigung 45 bis 60, ein Erstgespräch 30. Der Patient wählt die Terminart, sieht die freien Zeiten und bucht. Der Empfang muss nichts prüfen.

Was nicht online buchbar sein sollte: Behandlungstermine, deren Länge vom Befund abhängt (Füllung, Wurzelbehandlung, Zahnersatz), Notfälle (die brauchen ein Gespräch am Telefon) und Termine, die eine Vorbereitung brauchen (Sedierung, OP). Diese Termine vergibt der Empfang nach dem Erstgespräch oder nach dem Anruf. So behält die Praxis die Kontrolle über den Kalender und gibt trotzdem die Termine frei, die den größten Teil der Anrufe ausmachen.

Zwei Feinheiten, die den Unterschied machen: Die Praxis gibt feste Fenster frei statt aller freien Zeiten (zum Beispiel Kontrolle nur vormittags, Zahnreinigung in den Prophylaxe-Zeiten), damit der Kalender nicht zerstückelt wird. Und jede Behandlungsseite bekommt ihren eigenen Termin: Auf der Implantat-Seite steht "Implantat-Beratung buchen", auf der Angstpatienten-Seite "Kennenlerntermin buchen", nicht "Termin vereinbaren". Warum das Erstgespräch mit eigenem Namen mehr Anfragen bringt, steht im Artikel Implantat-Patienten gewinnen.

Portal oder eigene Buchung: der Unterschied

Ein Buchungsportal bringt der Praxis Reichweite und zeigt daneben die Konkurrenz, die eigene Buchung auf der Website gehört der Praxis allein, und die meisten Praxen fahren am besten mit der eigenen Buchung als Hauptweg und dem Portal als Ergänzung.

Das Portal. Anbieter wie Doctolib listen Praxen in einem Verzeichnis, in dem Patienten nach Stadt und Fachrichtung suchen und direkt buchen. Der Vorteil: Patienten, die das Portal ohnehin nutzen, finden die Praxis dort, und die Buchung läuft über eine App, die sie kennen. Der Nachteil: Neben der Praxis stehen fünf andere mit freien Terminen, und wer auf der Portalseite der Praxis landet, ist einen Klick von der Konkurrenz entfernt. Dazu kommt, dass die Patientenbeziehung über das Portal läuft: Erinnerungen, Bewertungen, Kontaktdaten liegen beim Anbieter.

Die eigene Buchung. Ein Buchungsfenster auf der eigenen Website, mit der Praxissoftware verbunden, ohne Konkurrenz daneben. Der Patient, der über Google auf die Behandlungsseite kommt, bucht dort, ohne die Seite zu verlassen. Die Daten bleiben bei der Praxis. Der Nachteil: keine Reichweite von allein, die Buchung ist nur so sichtbar wie die Website und das Google-Profil.

Beides. Viele Praxen nutzen die eigene Buchung als Hauptweg (auf Website, im Google-Profil, im Recall) und das Portal als zweiten Eingang für Patienten, die nur dort suchen. Wichtig ist, dass beide auf denselben Kalender zugreifen, sonst gibt es Doppelbuchungen. Und dass die Praxis im Google-Profil den eigenen Link einträgt, nicht den des Portals, weil der Klick sonst auf der Portalseite mit der Konkurrenz landet.

Der Link an drei Stellen: Website, Google-Profil, Recall

Der Buchungslink gehört an drei Stellen, und eine Praxis, die ihn nur an einer hat, bekommt nur einen Bruchteil der möglichen Buchungen: auf jede Seite der Website, als Termin-Knopf ins Google-Unternehmensprofil und in jede Recall-Nachricht.

Auf der Website. Ein Termin-Knopf oben rechts auf jeder Seite, auf dem Handy als fester Balken unten. Dazu auf jeder Behandlungsseite der passende Termin mit eigenem Namen. Der Knopf ist das Element, das eine Website von einer Broschüre unterscheidet. Was sonst auf die Website gehört, steht im Artikel Homepage für Zahnärzte.

Im Google-Unternehmensprofil. Google zeigt in vielen Profilen einen Knopf "Termin buchen", der auf einen Link führt, den die Praxis einträgt. Dieser Knopf steht in der Karte, also an der Stelle, an der die meisten Patienten die Praxis zum ersten Mal sehen. Ein Patient, der die Praxis in der Karte findet und dort direkt buchen kann, ruft nicht an und klickt sich nicht durch die Website. Der Link führt auf die eigene Buchung, nicht auf ein Portal. Wie das Profil insgesamt gepflegt wird, steht im Artikel Google-Unternehmensprofil für Zahnärzte.

Im Recall. Die SMS "Ihre Kontrolle ist fällig" mit einem Link, der direkt auf die Buchung der Kontrolle führt. Der Patient tippt zweimal und hat den Termin. Ohne Link muss er anrufen, und ein Teil tut es nicht. Der Terminlink ist erfahrungsgemäß der größte einzelne Hebel für die Recall-Quote. Wie der Recall aufgebaut ist, steht im Artikel Recall in der Zahnarztpraxis.

Was die Online-Buchung kostet

Die Online-Buchung kostet in der Regel eine monatliche Gebühr je Behandler im zweistelligen bis dreistelligen Bereich, dazu die Anbindung an die Praxissoftware und einen Nachmittag für die Einrichtung.

Die Anbieter unterscheiden sich im Preismodell: pauschal je Praxis, je Behandler oder je Buchung. Portale rechnen meist je Behandler und Monat, eigene Buchungslösungen ähnlich oder als Teil der Praxissoftware, bei der die Buchung als Modul dazukommt. Dieser Artikel nennt keine Beträge, weil sie sich je Anbieter und Jahr ändern; die Praxis holt zwei Angebote ein und vergleicht auf drei Dinge: Anbindung an die eigene Praxissoftware (ohne die gibt es zwei Kalender), Erinnerungen per SMS inklusive, und ob die Daten bei einem Wechsel mitgenommen werden können.

Die Einrichtung: Terminarten mit Längen anlegen, Fenster festlegen, Bestätigungs- und Erinnerungstexte schreiben, Link auf Website und ins Google-Profil setzen, Recall-Vorlage anpassen. Ein Nachmittag für die Praxismanagerin, wenn die Praxissoftware mitspielt. Die Rechnung dagegen: Eine einzige Zahnreinigung im Monat, die ohne Buchung nicht stattgefunden hätte, deckt in der Regel die Gebühr.

Sechs Fehler bei der Einführung

Sechs Fehler machen aus einer Online-Buchung, die Termine bringen könnte, eine, die niemand nutzt, und alle sechs liegen bei der Praxis, nicht beim Anbieter.

1. Der Link ist versteckt. Ein Menüpunkt "Online-Termin" in der dritten Ebene. Der Knopf gehört oben rechts auf jede Seite und auf dem Handy unten als fester Balken.

2. Alle Termine freigegeben. Der Kalender wird zerstückelt, der Empfang schaltet die Buchung nach zwei Wochen wieder ab. Drei Terminarten in festen Fenstern reichen.

3. Keine Terminart mit Namen. "Termin vereinbaren" statt "Zahnreinigung buchen" oder "Implantat-Beratung buchen". Der Patient will wissen, was er bucht.

4. Kein Link im Google-Profil. Die Praxis hat die Buchung, aber die Karte zeigt sie nicht. Das ist die Stelle mit den meisten Klicks.

5. Zwei Kalender. Buchungssystem und Praxissoftware sind nicht verbunden, der Empfang überträgt von Hand, es kommt zu Doppelbuchungen, die Buchung wird abgeschaltet. Die Anbindung ist die erste Frage an jeden Anbieter.

6. Der Empfang ruft nach jeder Buchung an. "Wir wollten nur bestätigen." Der Patient hat online gebucht, weil er nicht telefonieren wollte. Die Bestätigung kommt per SMS, der Anruf entfällt.

Wer diese sechs vermeidet, hat nach drei Monaten eine Buchung, die läuft. Wer einen davon macht, hat nach drei Monaten eine Buchung, die die Praxismanagerin abgeschaltet hat, und den Satz "Online-Buchung funktioniert bei uns nicht".

Was rechtlich dazugehört

Rechtlich braucht die Online-Buchung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter, einen Hinweis in der Datenschutzerklärung und eine Buchungsmaske, die nur die Daten abfragt, die für den Termin nötig sind.

Der Patient gibt bei der Buchung Name, Geburtsdatum, Telefonnummer und die Terminart an. Die Terminart ("Implantat-Beratung", "Kennenlerntermin für Angstpatienten") ist bereits ein Gesundheitsdatum, deshalb gilt die Datenschutz-Grundverordnung mit den Regeln für besondere Kategorien. Der Anbieter verarbeitet diese Daten im Auftrag der Praxis, also braucht es den Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den seriöse Anbieter vorlegen. In der Datenschutzerklärung der Website steht, welcher Anbieter die Buchung verarbeitet, wofür und wie lange. Die Buchungsmaske fragt nichts ab, was für den Termin nicht nötig ist; das Anamnese-Formular kommt später und getrennt.

Dazu die Berufsordnung: Eine Online-Buchung ist keine Werbung, sie ist ein Service, und sie ist zulässig. Nicht zulässig wäre, in der Buchung Rabatte oder Lockangebote zu platzieren. Das ist eine Einordnung aus der Praxis, keine Rechtsberatung; bei Fragen hilft der Datenschutzbeauftragte oder die Kammer.

Woran sich messen lässt, ob es funktioniert

Ob die Online-Buchung funktioniert, misst sich an zwei Zahlen: Buchungen je Monat, getrennt nach Quelle, und Anrufe am Empfang, die wegfallen.

Buchungen je Quelle. Die meisten Buchungssysteme zeigen, über welchen Link eine Buchung kam: Website, Google-Profil, Recall-SMS, Portal. Nach drei Monaten sieht die Praxis, welche Stelle die meisten Termine bringt, und meist ist es das Google-Profil, weil dort die meisten Patienten die Praxis zum ersten Mal sehen. Steht das Profil bei null, fehlt der Link im Profil oder er führt auf die falsche Seite.

Anrufe, die wegfallen. Der Empfang zählt eine Woche lang, wie viele Anrufe nur einen Termin wollten, vor der Einführung und drei Monate danach. Die Differenz ist die Zeit, die die Praxismanagerin für Recall, Bewertungen und Bewerbungen gewinnt.

Beide Zahlen stehen im Cockpit neben den Anfragen aus Google, weil eine Buchung eine Anfrage ist, die schon zum Termin geworden ist. Eine dritte Zahl lohnt sich nach sechs Monaten: der Anteil der Buchungen, die außerhalb der Öffnungszeiten entstanden sind. Er zeigt, wie viele Termine die Praxis vorher jeden Monat verloren hat, ohne es zu wissen. Welche Zahlen ins Cockpit gehören, steht im Artikel Kennzahlen der Zahnarztpraxis.

Wie wir bei DoktorLeads die Buchung einrichten

Bei DoktorLeads gehört der Termin-Knopf zu jeder Website, die wir aufsetzen, und er führt auf die Buchung der Praxis, nicht auf ein Portal.

Wir richten die Terminarten mit der Praxismanagerin ein, setzen auf jede Behandlungsseite den passenden Termin mit eigenem Namen, tragen den Link ins Google-Profil ein und setzen ihn in die Recall-Vorlage. Im Cockpit stehen die Buchungen je Quelle neben den Anrufen und Formularen. Welches Buchungssystem die Praxis nutzt, ist uns egal, solange es an die Praxissoftware angebunden ist; wir verkaufen keines. Was eine Praxis-Website insgesamt braucht, steht auf der Seite Webdesign für Zahnärzte.

Häufige Fragen

Lohnt sich eine Online-Terminbuchung für eine Zahnarztpraxis?

In der Regel ja: Sie bringt die Termine, die am Telefon verloren gehen (abends, in der Mittagspause, bei besetzter Leitung), und entlastet den Empfang um die Anrufe, die nur einen Termin wollen. Eine einzige zusätzliche Zahnreinigung im Monat deckt meist die Gebühr.

Welche Termine sollte eine Praxis online freigeben?

Kontrolle, Zahnreinigung und Erstgespräche für Behandlungen (Implantat-Beratung, Kennenlerntermin), in festen Fenstern. Behandlungstermine mit befundabhängiger Länge, Notfälle und Termine mit Vorbereitung bleiben beim Empfang.

Doctolib oder eigene Buchung auf der Website?

Die eigene Buchung als Hauptweg, weil sie der Praxis gehört und keine Konkurrenz daneben zeigt; das Portal als zweiter Eingang für Patienten, die nur dort suchen. Beide müssen auf denselben Kalender zugreifen. Im Google-Profil steht der eigene Link, nicht der des Portals.

Wie kommt der Buchungslink ins Google-Unternehmensprofil?

Im Google-Unternehmensprofil unter den Bearbeitungsoptionen den Termin-Link eintragen; Google zeigt dann in der Karte einen Knopf "Termin buchen". Der Link führt auf die eigene Buchung. Das ist die Stelle, an der die meisten Patienten die Praxis zum ersten Mal sehen.

Was kostet eine Online-Terminbuchung für Zahnärzte?

In der Regel eine monatliche Gebühr je Behandler im zweistelligen bis dreistelligen Bereich, je nach Anbieter pauschal, je Behandler oder je Buchung. Verglichen wird auf Anbindung an die Praxissoftware, SMS-Erinnerungen inklusive und Datenmitnahme bei Wechsel.

Wie bekomme ich als Patient schnell einen Termin beim Zahnarzt?

Über die Online-Buchung der Praxis, wenn sie eine hat: auf der Website oder über den Knopf "Termin buchen" in der Google-Karte. Dort sind freie Termine für Kontrolle und Zahnreinigung sofort sichtbar. Bei Schmerzen bleibt der Anruf der schnellste Weg, weil Notfalltermine nicht online freigegeben sind.

Fazit

Die Online-Terminbuchung holt die Termine, die am Telefon verloren gehen, und sie entlastet den Empfang, wenn die Praxis die richtigen drei Terminarten freigibt und den Rest behält. Sie gehört an drei Stellen: auf jede Behandlungsseite mit eigenem Namen, als Knopf ins Google-Profil und in jede Recall-SMS. Die eigene Buchung ist der Hauptweg, das Portal die Ergänzung. Gemessen wird an Buchungen je Quelle und an den Anrufen, die wegfallen. Alles andere ist Kalender-Einstellung an einem Nachmittag.

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