Ziele für die Zahnarztpraxis: fünf, die sich messen lassen

Ziele für eine Zahnarztpraxis sind dann brauchbar, wenn sie eine Zahl, einen Termin und eine Person haben, und die fünf Ziele, die sich in einer Praxis messen lassen, sind: Honorarumsatz je Behandlungsstunde, Anteil der Privatleistungen, Recall-Quote, Anfragen je Behandlung und die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle.

"Mehr Umsatz" ist kein Ziel, es ist ein Wunsch. "Mehr Patienten" ist ein Ziel, aber das falsche, weil ein voller Kalender mit Kontrollterminen die Praxis nicht weiterbringt. Dieser Artikel leitet die fünf Ziele aus dem her, was den Honorarumsatz tatsächlich bewegt, nennt für jedes ein Beispiel mit Zahl, die Maßnahme dahinter und den Rhythmus, in dem es geprüft wird. Dazu: was die SMART-Formel für eine Praxis bedeutet, warum die Ziele zusammenhängen und wer sie im Alltag im Blick behält.

Warum "mehr Umsatz" kein Ziel ist

"Mehr Umsatz" ist kein Ziel, weil niemand in der Praxis etwas tun kann, das direkt den Umsatz erhöht, und weil ein Ziel ohne Handlung dahinter ein Wunsch bleibt.

Der Umsatz ist ein Ergebnis. Er entsteht aus der Zahl der Behandlungsstunden, dem Honorar je Stunde und dem Anteil der Leistungen, die privat abgerechnet werden. An jeder dieser drei Größen kann die Praxis etwas tun: mehr Stunden (selten sinnvoll, die Behandler sind ausgelastet), mehr Honorar je Stunde (über den Behandlungsmix) oder mehr Privatleistungen (über Aufklärung und die richtigen Patienten). Ein Ziel benennt eine dieser Größen und die Handlung dahinter. "Umsatz plus zehn Prozent" benennt nichts davon.

Genauso "mehr Patienten". Eine Praxis mit 3.000 aktiven Patienten und ausgelasteten Behandlern braucht keine 3.300 Patienten. Sie braucht in denselben Stunden mehr Implantat-Erstgespräche und weniger Kontrollen, die in sechs Minuten abgerechnet sind. Das Ziel heißt dann "mehr Anfragen für Implantate" und "höherer Privatanteil", nicht "mehr Patienten". Wie die Kennzahlen dafür berechnet werden, steht im Artikel Kennzahlen der Zahnarztpraxis.

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Ziel 1: Honorarumsatz je Behandlungsstunde

Das erste Ziel einer Zahnarztpraxis ist der Honorarumsatz je Behandlungsstunde, weil aus dieser Zahl alle anderen Ziele folgen und weil sie zeigt, ob die Praxis in denselben Stunden mehr oder weniger verdient.

Die Zahl: Honorarumsatz eines Monats geteilt durch die Behandlungsstunden aller Behandler in diesem Monat. Beides steht in der Praxissoftware. Eine Praxis, die 60.000 Euro Honorar in 400 Behandlungsstunden erzielt hat, liegt bei 150 Euro je Stunde. Das ist ein Rechenbeispiel, kein Richtwert; der eigene Wert ist der Ausgangspunkt.

Das Ziel formuliert: "Honorarumsatz je Behandlungsstunde bis Dezember um zehn Prozent höher als im Vorjahresdurchschnitt, geprüft am ersten Werktag jedes Monats von der Praxismanagerin."

Die Maßnahme: Es gibt keine direkte. Die Zahl steigt, wenn die Ziele 2 bis 4 erreicht werden: mehr Privatleistungen, mehr Recall-Termine, mehr Anfragen für die richtigen Behandlungen. Deshalb steht sie oben: Sie ist das Ergebnis, an dem sich zeigt, ob die anderen vier funktionieren.

Der Rhythmus: monatlich, auf einem Blatt, immer an derselben Stelle. Wer die Zahl zwölf Monate lang notiert, sieht Muster: den Sommer mit weniger Stunden, den Januar mit vielen Kontrollen und wenig Honorar, den Monat, in dem die neue Implantat-Seite Anfragen brachte.

Ziel 2: Anteil der Privatleistungen

Das zweite Ziel ist der Anteil der Privatleistungen am Honorarumsatz, weil er die Stunde füllt statt den Kalender und weil die Praxis an ihm mit Aufklärung und Behandlungsseiten direkt arbeiten kann.

Die Zahl: GOZ-Umsatz plus Zuzahlungen plus Selbstzahler-Leistungen, geteilt durch den gesamten Honorarumsatz, mal 100. Bei vielen Praxen liegt der Wert irgendwo zwischen 20 und 40 Prozent; der eigene Wert kommt aus der Abrechnung.

Das Ziel formuliert: "Anteil der Privatleistungen von 22 auf 30 Prozent bis Dezember, geprüft monatlich vom Inhaber."

Die Maßnahme: Drei Dinge, in dieser Reihenfolge. Die Prophylaxe-Mitarbeiterin schlägt am Ende jeder Behandlung den nächsten Zahnreinigungstermin vor. Der Zahnarzt erklärt beim Zahnersatz die Versorgung über der Regelversorgung, jedes Mal, nicht nur, wenn der Patient fragt. Und die Praxis legt für Implantat, Aligner und Zahnersatz eine eigene Seite an, damit Patienten mit dieser Behandlung die Praxis finden. Warum die Behandlung zählt und nicht die Versicherung, steht im Artikel Privatpatienten gewinnen.

Ziel 3: Recall-Quote

Das dritte Ziel ist die Recall-Quote, weil sie den günstigsten Termin misst, den die Praxis bekommen kann, und weil ein Prozentpunkt mehr bei 3.000 Patienten 60 Termine im Jahr sind.

Die Zahl: Patienten, die nach der Erinnerung innerhalb von acht Wochen einen Termin wahrgenommen haben, geteilt durch die erinnerten Patienten, mal 100. Die Praxissoftware liefert beide Werte, wenn der Recall darin läuft.

Das Ziel formuliert: "Recall-Quote von 60 auf 75 Prozent bis Dezember, geprüft monatlich von der Empfangsmitarbeiterin, die den Recall macht."

Die Maßnahme: Kein Patient verlässt die Praxis ohne Termin oder Recall-Vermerk. Sechs Wochen vor Fälligkeit eine SMS mit Terminlink, zwei Wochen später eine E-Mail, danach ein Anruf in einer festen Stunde pro Woche. Einwilligung im Anamnesebogen, je Kanal. Die Rechnung und die Kanäle stehen im Artikel Recall in der Zahnarztpraxis.

Der Zusammenhang: Das Recall-Ziel ist die Voraussetzung für Ziel 4. Jeder neue Patient, der nach dem ersten Termin nicht wiederkommt, hat die Praxis das Doppelte gekostet. Wer die Quote nicht kennt, kann nicht sagen, ob er ein Neupatienten-Problem oder ein Bindungsproblem hat.

Ziel 4: Anfragen je Behandlung

Das vierte Ziel sind die Anfragen je Behandlung im Monat, weil sie zeigen, ob die Praxis für die Behandlungen gefunden wird, mit denen sie wachsen will, und weil sie die eine Zahl sind, die das Marketing direkt bewegt.

Die Zahl: Anrufe, Formulare und Online-Termine je Behandlung, getrennt gezählt. Dafür braucht die Behandlungsseite eine Telefonnummer, die mitzählt, und ein Formular, das die Seite nennt. Ohne diese Messung gibt es die Zahl nicht, und ohne die Zahl gibt es kein Ziel.

Das Ziel formuliert: "Zehn Implantat-Anfragen im Monat ab März, geprüft monatlich im Cockpit, Verantwortung beim Inhaber zusammen mit der Agentur."

Die Maßnahme: Eine eigene Seite für die Behandlung, das Google-Profil mit der Leistung und der Kategorie, Anzeigen auf die Suchbegriffe der Kostengruppe direkt auf die Seite, und ein Termin mit eigenem Namen ("Implantat-Beratung"). Der ganze Weg steht im Artikel Implantat-Patienten gewinnen, die Reihenfolge von Anzeigen und Listenplatz im Artikel SEO oder Google Ads.

Die zweite Zahl dazu: die Quote von Anfrage zu Behandlung, die nur die Praxis liefern kann. Zehn Anfragen, aus denen keine Behandlung wird, sind kein erreichtes Ziel. Deshalb stehen beide Zahlen nebeneinander im Cockpit.

Ziel 5: Stellenbesetzung

Das fünfte Ziel ist die Zeit von der offenen Stelle bis zur Besetzung, weil eine Praxis ohne ZFA keine Behandlungsstunden hat und weil die Zeit die einzige Personalzahl ist, die die Praxis direkt beeinflussen kann.

Die Zahl: Tage vom Tag, an dem die Stelle ausgeschrieben wird, bis zum unterschriebenen Vertrag. Dazu die Zahl der Bewerbungen pro Monat und die Zeit vom Eingang bis zum ersten Anruf.

Das Ziel formuliert: "Eine offene ZFA-Stelle in unter sechs Wochen besetzt, Bewerbungen innerhalb eines Werktags beantwortet, Verantwortung bei der Praxismanagerin."

Die Maßnahme: Eine Karriereseite mit Stelle, Arbeitszeit, Team, Tagesablauf, Angebot und Bewerbung in vier Feldern. Die Stelle im Google-Unternehmensprofil. Anzeigen mit Foto und Stadtteil auf Instagram und Facebook im Umkreis. Und der Anruf am nächsten Tag. Warum die Karriereseite mehr bringt als die Anzeige, steht im Artikel ZFA finden ohne Jobbörse.

Das Ziel ist auch dann sinnvoll, wenn gerade keine Stelle offen ist: Die Karriereseite steht dann schon, wenn die nächste Kündigung kommt, und die sechs Wochen beginnen ohne Vorlauf.

Was die SMART-Formel für eine Praxis bedeutet

Die SMART-Formel bedeutet für eine Zahnarztpraxis, dass ein Ziel eine Zahl, einen Termin, eine Person und eine Maßnahme hat, und die fünf Ziele oben erfüllen das ohne Formel.

Google fragt unter der Suche: "Was sind Beispiele für smarte Ziele?" und "Wie kann ich Ziele formulieren?" SMART steht für spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert. Übersetzt in die Praxis: Das Ziel benennt eine Kennzahl (spezifisch), die Kennzahl kommt aus der Praxissoftware oder dem Cockpit (messbar), der Sprung ist mit den Maßnahmen zu schaffen (erreichbar), die Kennzahl bewegt den Honorarumsatz (relevant), und es gibt einen Monat, in dem geprüft wird (terminiert).

Zwei Zusätze, die in der Formel fehlen und in der Praxis entscheiden: die Person, die die Zahl monatlich ansieht, und die Maßnahme, die dahintersteht. Ein Ziel ohne Person wird von niemandem geprüft. Ein Ziel ohne Maßnahme ist ein Wunsch mit Zahl. "Recall-Quote 75 Prozent" ohne die Anrufstunde im Dienstplan bleibt bei 60.

Ein Beispiel, wie ein Ziel in einem Satz formuliert ist: "Bis Dezember zehn Implantat-Anfragen im Monat, gemessen im Cockpit, geprüft am ersten Werktag jedes Monats vom Inhaber, über Implantat-Seite, Google-Profil und Anzeigen." Das ist ein Satz, und er enthält alles.

Drei Ziele, die Praxen sich setzen und die nichts bringen

Drei Ziele tauchen in Praxen immer wieder auf und bringen nichts, weil ihnen entweder die Zahl fehlt, die Maßnahme oder der Zusammenhang zum Honorarumsatz.

"Mehr Sichtbarkeit bei Google." Das klingt wie ein Ziel und ist keines, weil Sichtbarkeit keine Zahl ist. Was gemeint ist, lässt sich messen: Anrufe und Routenanfragen aus dem Google-Profil, Anfragen je Behandlungsseite, Platz in der Karte für drei Suchbegriffe. Eines davon als Ziel, mit Zahl, ist brauchbar. "Sichtbarkeit" bleibt ein Wort.

"Mehr Follower auf Instagram." Die Zahl gibt es, aber sie hängt an nichts. Tausend Follower bringen keine Behandlungsstunde. Wenn Instagram ein Ziel haben soll, dann Bewerbungen, die Instagram nennen, oder Anfragen über den Link im Profil. Wofür der Kanal taugt, steht im Artikel Social Media für die Zahnarztpraxis.

"Bessere Bewertungen." Fast ein Ziel. Es wird eines, wenn es heißt: acht neue Bewertungen im Monat, Schnitt über 4,7, jede Bewertung innerhalb von zwei Werktagen beantwortet, Verantwortung beim Empfang. Dann hat es Zahl, Person und Maßnahme.

Der Test für jedes Ziel: Kann eine Person in der Praxis am ersten Werktag des Monats eine Zahl aufschreiben, und gibt es eine Handlung, die diese Zahl bewegt? Wenn eines von beiden fehlt, ist es ein Wunsch.

Wie die fünf Ziele zusammenhängen

Die fünf Ziele hängen zusammen, weil das erste aus den anderen vier folgt und weil das dritte die Voraussetzung für das vierte ist, und deshalb werden sie als eine Kette verfolgt, nicht einzeln.

Der Honorarumsatz je Stunde (Ziel 1) steigt, wenn mehr Privatleistungen erbracht werden (Ziel 2), und Privatleistungen entstehen bei Patienten, die wiederkommen (Ziel 3) und bei neuen Patienten mit der richtigen Behandlung (Ziel 4). Neue Patienten, die nicht wiederkommen, weil der Recall fehlt, sind verlorenes Geld, deshalb kommt Ziel 3 vor Ziel 4. Und ohne ZFA (Ziel 5) gibt es keine Behandlungsstunden, in denen irgendetwas davon stattfindet.

Für den Alltag heißt das: Die Praxis fängt mit Ziel 3 und Ziel 5 an, weil beides ohne Marketing-Budget geht und beides die Grundlage ist. Dann kommt Ziel 2, weil es im Behandlungszimmer stattfindet. Dann Ziel 4, mit Behandlungsseite und Anzeigen. Ziel 1 wird nicht verfolgt, es wird abgelesen. Was die Maßnahmen dafür kosten, steht im Artikel Was kostet Marketing für eine Zahnarztpraxis?.

Wer die Ziele im Alltag im Blick behält

Die Ziele behält im Alltag die Praxismanagerin im Blick, mit einem Blatt oder einem Cockpit, das am ersten Werktag jedes Monats auf dem Tisch des Inhabers liegt, und das Gespräch darüber dauert zehn Minuten.

Das Blatt hat fünf Zeilen, eine je Ziel, mit dem Zielwert, dem Wert des Vormonats, dem aktuellen Wert und einem Satz dazu. Mehr nicht. Ein Bericht mit 40 Seiten wird nicht gelesen. Fünf Zeilen werden gelesen, und die Zeile, die vom Ziel abweicht, bekommt die Aufmerksamkeit des Monats.

Die zehn Minuten haben drei Fragen: Welche Zahl weicht ab? Woran liegt es (die Maßnahme wurde nicht gemacht, die Maßnahme funktioniert nicht, etwas Äußeres)? Was ändern wir bis zum nächsten Monat? Aus der dritten Antwort wird eine Aufgabe mit Person und Termin. So bleibt ein Ziel ein Ziel und wird kein Wunsch.

Bei DoktorLeads liefern wir für Ziel 4 das Cockpit mit den Anfragen je Behandlung, den Kosten je Anfrage und den Bewerbungen für Ziel 5. Die Werte für Ziel 1 bis 3 liefert die Praxis aus ihrer Software, und im Quartalsgespräch sehen wir alle fünf zusammen an. Was wir insgesamt tun, steht auf der Seite Zahnarzt-Marketing.

Häufige Fragen

Was sind die Ziele einer Zahnarztpraxis?

Fünf, die sich messen lassen: Honorarumsatz je Behandlungsstunde, Anteil der Privatleistungen, Recall-Quote, Anfragen je Behandlung und die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle. "Mehr Umsatz" und "mehr Patienten" sind keine Ziele, weil niemand in der Praxis direkt etwas dafür tun kann.

Was sind Beispiele für smarte Ziele in der Zahnarztpraxis?

"Recall-Quote von 60 auf 75 Prozent bis Dezember, geprüft monatlich vom Empfang." "Zehn Implantat-Anfragen im Monat ab März, gemessen im Cockpit." "Anteil der Privatleistungen von 22 auf 30 Prozent bis Jahresende." Jedes hat eine Zahl, einen Termin, eine Person und eine Maßnahme dahinter.

Wie kann ich Ziele für meine Praxis formulieren?

In einem Satz mit fünf Teilen: Kennzahl, Zielwert, Termin, Person, Maßnahme. "Bis Dezember zehn Implantat-Anfragen im Monat, gemessen im Cockpit, geprüft am ersten Werktag jedes Monats vom Inhaber, über Implantat-Seite, Google-Profil und Anzeigen." Fehlt einer der fünf Teile, ist es ein Wunsch.

Was macht eine gute Zahnarztpraxis aus?

Aus Sicht der Führung: Sie kennt ihre fünf Zahlen jeden Monat und weiß, an welcher sie gerade arbeitet. Aus Sicht der Patienten: Sie wird bei Google gefunden, erinnert an Termine, erklärt Behandlungen verständlich und hat ein Team, das bleibt. Beides hängt zusammen.

Welches Ziel sollte eine Praxis zuerst angehen?

Recall-Quote und Stellenbesetzung, weil beides ohne Marketing-Budget geht und die Grundlage für alles andere ist. Dann der Privatanteil, weil er im Behandlungszimmer entsteht. Dann Anfragen je Behandlung mit Behandlungsseite und Anzeigen. Der Honorarumsatz je Stunde wird nicht verfolgt, er wird abgelesen.

Wie oft sollten Praxisziele geprüft werden?

Monatlich, am ersten Werktag, auf einem Blatt mit fünf Zeilen, in zehn Minuten. Drei Fragen: Welche Zahl weicht ab? Woran liegt es? Was ändern wir bis zum nächsten Monat? Jahresziele ohne monatliche Prüfung werden im November zum ersten Mal angesehen und sind dann verfehlt.

Fazit

Ziele für die Zahnarztpraxis brauchen eine Zahl, einen Termin, eine Person und eine Maßnahme, und die fünf, die das erfüllen, sind Honorarumsatz je Stunde, Privatanteil, Recall-Quote, Anfragen je Behandlung und Stellenbesetzung. Sie hängen zusammen wie eine Kette, und die Praxis fängt mit den zwei an, die kein Budget kosten. Geprüft wird monatlich, auf einem Blatt, in zehn Minuten. Mehr Umsatz kommt dann von allein, weil er ein Ergebnis ist und kein Ziel.

Wo steht Ihre Praxis heute?

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