Unternehmensberatung für Zahnärzte: wann Beratung hilft und wann es Marketing ist

Eine Unternehmensberatung für Zahnärzte hilft, wenn die Praxis ein Problem mit Zahlen, Abläufen, Personal oder einer Übernahme hat, und sie hilft nicht, wenn das Problem leere Nachmittage sind, für die es an Anfragen fehlt. Beratung sagt, was in der Praxis fehlt. Marketing bringt die Patienten, die den Kalender füllen. Die meisten Praxen brauchen zu verschiedenen Zeiten beides, und die Reihenfolge entscheidet, ob sich das Geld lohnt.

Das ist die Antwort auf eine Frage, die viele Inhaber sich stellen, wenn der Umsatz stagniert: Berater oder Agentur? Die Beratungen, die bei Google für den Begriff stehen, sagen Berater. Die Agenturen sagen Agentur. Dieser Artikel trennt beides mit fünf Fragen, erklärt, was Beratung leistet und was Marketing, was beides kostet, woran man einen guten Berater erkennt, wie Beratung und Marketing zusammenarbeiten und wann eine Praxis keins von beiden braucht.

Fünf Fragen, die Beratung von Marketing trennen

Fünf Fragen zeigen einem Inhaber in zehn Minuten, ob sein Problem eines für einen Berater oder eines für eine Agentur ist, und die erste Frage ist die einzige, die auf Marketing zeigt.

1. Ist der Kalender voll? Wenn die Nachmittage leer sind und die Praxis mehr Patienten für bestimmte Behandlungen braucht, ist das ein Marketing-Problem: Anfragen fehlen. Wenn der Kalender sechs Wochen im Voraus voll ist und der Umsatz trotzdem nicht reicht, ist es ein Beratungs-Problem: Die Praxis behandelt die falschen Fälle oder rechnet falsch ab.

2. Kennt die Praxis ihren Honorarumsatz je Behandlungsstunde? Wer die Zahl nicht kennt, kann weder Marketing noch Beratung beurteilen. Das ist die erste Aufgabe eines Beraters oder, für Praxen, die es selbst machen wollen, der Artikel Kennzahlen der Zahnarztpraxis.

3. Bleibt das Personal? Kündigt alle sechs Monate eine ZFA, liegt es an Führung, Arbeitszeit oder Gehalt, und das ist Beratung. Findet die Praxis keine Bewerberinnen, obwohl das Team bleibt, ist es Personalmarketing: Karriereseite, Google-Profil, Anzeigen. Der Unterschied steht im Artikel ZFA finden ohne Jobbörse.

4. Steht eine Übernahme, Gründung oder Erweiterung an? Dann braucht die Praxis beides, mit Beratung für Finanzierung, Vertrag, Bewertung und Planung und Marketing für die ersten 90 Tage danach. Die Marketing-Seite steht im Artikel Praxisübernahme: die Marketing-Checkliste.

5. Stimmt die Abrechnung? Wenn die Praxis Leistungen erbringt, die sie nicht oder zu niedrig abrechnet, ist jeder Euro Marketing verloren, weil die neuen Patienten genauso falsch abgerechnet werden. Das ist Beratung, oft durch eine spezialisierte Abrechnungsberatung.

Wer bei Frage 1 Nein sagt und bei 2 bis 5 Ja, braucht Marketing. Wer bei 2 bis 5 irgendwo ins Stocken kommt, braucht zuerst Beratung, auch wenn der Kalender leer ist.

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Was eine Unternehmensberatung für Zahnärzte leistet

Eine Unternehmensberatung für Zahnärzte leistet fünf Dinge, und alle fünf ändern, was in der Praxis passiert, nicht, wer hineinkommt: Zahlen lesbar machen, Abläufe ordnen, Personal führen, Übernahme oder Gründung begleiten und die Abrechnung prüfen.

Zahlen lesbar machen. Die meisten Inhaber sehen einmal im Jahr die Bilanz vom Steuerberater und einmal im Quartal die Abrechnung der KZV. Was fehlt, ist die Zahl, mit der sich die Praxis steuern lässt: Honorarumsatz je Behandlungsstunde, je Behandler, je Behandlungsart, monatlich. Ein Berater richtet das ein, aus der Praxissoftware, und erklärt, was die Zahl sagt.

Abläufe ordnen. Terminvergabe, Zimmerbelegung, Wartezeiten, Übergabe zwischen Empfang und Behandlung, Materialbestellung. Eine Praxis, die drei Behandler hat und zwei Zimmer wie eins nutzt, verliert Stunden, die kein Marketing zurückbringt.

Personal führen. Gehaltsgespräche, Dienstpläne, Aufgabenverteilung, der Umgang mit der Kündigung der besten ZFA. Das ist der Teil, den Zahnärzte im Studium nicht gelernt haben und der über die Fluktuation entscheidet.

Übernahme und Gründung. Praxisbewertung, Finanzierung, Kaufvertrag, Standortanalyse, Businessplan für die Bank, Zulassung. Hier arbeiten Berater oft mit Steuerberatern, Banken und Kammern zusammen, und hier ist Beratung für die meisten Inhaber unverzichtbar.

Abrechnung prüfen. Erbrachte Leistungen, die nicht oder falsch abgerechnet werden, Faktoren, die zu niedrig angesetzt sind, Leistungen nach GOZ, die als Kassenleistung laufen. Das ist oft der schnellste Hebel für den Honorarumsatz und der, der kein einziges Marketing-Euro braucht.

Was Beratung nicht leistet: Patienten bringen. Ein Berater kann sagen, dass die Praxis mehr Implantat-Patienten braucht. Ob sie kommen, entscheidet die Behandlungsseite, das Google-Profil und die Anzeige, und das ist Marketing.

Was Marketing leistet und was nicht

Marketing leistet für eine Zahnarztpraxis eine Sache: Anfragen für bestimmte Behandlungen bringen und messen, und es ändert damit, wer in die Praxis kommt, nicht, was in der Praxis passiert.

Die vier Bausteine sind immer dieselben: das Google-Unternehmensprofil, das die Praxis in die Karte bringt; eine eigene Seite je Behandlung, die sie in die Liste bringt; Anzeigen für eine Behandlung mit hohem Wert, die ab dem ersten Tag Anfragen bringen; und der Recall, der die Patienten hält, die schon da sind. Dazu die Messung: Anfragen je Behandlung, Kosten je Anfrage, Termine daraus. Was das alles umfasst, steht auf der Seite Zahnarzt-Marketing.

Was Marketing nicht leistet: Eine Praxis, die ihre Zahlen nicht kennt, kann nicht sagen, ob sich das Marketing lohnt. Eine Praxis, deren Abrechnung falsch läuft, verliert an jedem neuen Patienten dasselbe wie an den alten. Eine Praxis, deren Personal geht, kann die neuen Patienten nicht behandeln. Und eine Praxis mit vollem Kalender braucht keine Anfragen, sie braucht einen anderen Behandlungsmix oder einen dritten Behandler. In allen vier Fällen ist Marketing Geld, das an der falschen Stelle ausgegeben wird, und eine Agentur, die das nicht sagt, verkauft trotzdem.

Was Beratung und Marketing kosten

Beratung kostet in der Regel einen Tagessatz oder einen Projektpreis, Marketing ein Monatspaket plus Klickbudget, und beides misst sich an derselben Zahl: dem Honorarumsatz je Behandlungsstunde vor und nach der Zusammenarbeit.

Beratung. Tagessätze für spezialisierte Praxisberater liegen in der Regel im mittleren dreistelligen bis vierstelligen Bereich, Projekte (Übernahme, Gründung, Abrechnungs-Check) werden pauschal angeboten, oft im vierstelligen bis niedrigen fünfstelligen Bereich, je nach Umfang. Manche Beratungen arbeiten mit laufender Begleitung als Monatspauschale. Die Google-Frage "Was kostet ein Beratungsgespräch beim Zahnarzt?" zielt auf Patienten; für Inhaber gilt: Das Erstgespräch mit einem Berater ist meist kostenfrei, und danach sollte ein Angebot mit Umfang und Preis stehen.

Marketing. Ein festes Monatshonorar für die Betreuung plus das Klickbudget, das direkt an Google geht und getrennt ausgewiesen wird. Die Rechnung dazu, vom Honorar einer Behandlung zum Budget, steht im Artikel Marketing-Budget für die Zahnarztpraxis, die Gesamtkosten im Artikel Was kostet Marketing für eine Zahnarztpraxis?.

Der Vergleich: Ein Abrechnungs-Check, der zeigt, dass die Praxis jeden Monat Leistungen im vierstelligen Bereich nicht berechnet, hat sich nach einem Monat bezahlt. Eine Marketing-Betreuung, die zehn Implantat-Anfragen im Monat bringt, von denen zwei bis drei zur Behandlung werden, ebenfalls. Was von beidem zuerst kommt, entscheidet die Lage der Praxis, und die zeigen die fünf Fragen oben.

Woran man einen guten Berater erkennt

Einen guten Berater für Zahnärzte erkennt man an vier Dingen: Er fragt zuerst nach Zahlen, nicht nach Zielen; er hat Zahnarztpraxen als Schwerpunkt, nicht "Heilberufe"; er nennt Referenzen, die man anrufen kann; und er sagt am Ende, was die Praxis selbst tun kann.

Google fragt unter der Suche: "Welche sind die Top 5 Unternehmensberatungen?" Die Frage hat keine Antwort mit Namen, weil die richtige Beratung von der Aufgabe abhängt: Für eine Übernahme ist es eine andere als für einen Abrechnungs-Check oder für Personalführung. Was sich sagen lässt, sind die Kriterien:

1. Zahlen zuerst. Ein Berater, der im Erstgespräch nach dem Honorarumsatz je Stunde, dem Privatanteil und der Stundenzahl je Behandler fragt, arbeitet mit dem, was da ist. Einer, der nach "Ihrer Vision" fragt, verkauft ein Programm.

2. Zahnarztpraxen als Schwerpunkt. Abrechnung nach BEMA und GOZ, Berufsordnung, KZV, Kammer, Zulassung: Wer das nicht kennt, berät aus dem Lehrbuch für alle Branchen.

3. Referenzen zum Anrufen. Zwei Praxen, die die Beratung durchlaufen haben und mit denen der Inhaber telefonieren darf. Ein Berater, der das nicht anbietet, hat sie nicht.

4. Der Weg zur Selbstständigkeit. Eine gute Beratung endet damit, dass die Praxis die Zahlen selbst liest und die Abläufe selbst hält. Eine, die auf Dauer gebraucht werden will, hat ein anderes Interesse als die Praxis.

Dazu die Warnzeichen, die auch für Agenturen gelten: Vertrag im Erstgespräch, Versprechen mit Umsatzzahlen, Pauschalen ohne Umfang. Die acht Fragen an eine Agentur aus dem Artikel Werbeagentur für Zahnärzte lassen sich mit kleinen Änderungen auch einem Berater stellen.

Wie Beratung und Marketing zusammenarbeiten

Beratung und Marketing arbeiten zusammen, wenn klar ist, wer was liefert, und die Schnittstelle ist eine einzige Zahl: der Honorarumsatz je Behandlungsstunde, den der Berater lesbar macht und an dem das Marketing gemessen wird.

Der Ablauf, der in der Praxis funktioniert:

Bei stagnierendem Umsatz und vollem Kalender: Beratung zuerst. Sie zeigt, welche Behandlungen die Stunde füllen und welche sie leeren, wo die Abrechnung hakt und ob der Kalender richtig belegt ist. Danach Marketing für die Behandlungen, die der Berater als lohnend identifiziert hat, mit Anzeigen und Behandlungsseiten für genau diese.

Bei leeren Nachmittagen und bekannten Zahlen: Marketing zuerst. Die Praxis weiß, was ein Implantat bringt und wie viele sie im Monat unterbringen kann. Die Agentur bringt die Anfragen und misst sie. Ein Berater kommt dazu, wenn die Anfragen kommen und die Praxis merkt, dass das Erstgespräch oder die Terminvergabe nicht hinterherkommt.

Bei Übernahme oder Gründung: Beide parallel. Der Berater macht Bewertung, Finanzierung und Vertrag, die Agentur die 90-Tage-Checkliste ab dem Tag der Unterschrift: Google-Profil übertragen, Domain sichern, Patienten informieren. Wer das Marketing erst nach den 90 Tagen anfängt, hat Patienten verloren, für die der Berater den Kaufpreis berechnet hat.

In allen drei Fällen sehen Berater und Agentur dieselbe Zahl, und wenn sie nicht steigt, lautet die Frage, wo in der Kette von Anfrage bis Abrechnung es hakt, und nicht, wer schuld ist. Bei DoktorLeads arbeiten wir mit Praxisberatern zusammen und empfehlen einen, wenn die fünf Fragen es zeigen; wir beraten selbst nicht zu Abrechnung, Finanzierung oder Personalführung, weil das nicht unser Handwerk ist. Was unser Handwerk ist, steht auf der Seite Zahnarzt-Marketing.

Drei Fälle aus der Praxis

Drei Fälle zeigen, wie die fünf Fragen in der Praxis ausgehen, und in keinem der drei war die erste Vermutung des Inhabers richtig.

Der Inhaber, der Marketing wollte und Abrechnung brauchte. Zwei Behandler, Kalender gut gefüllt, Umsatz seit drei Jahren gleich. Der Inhaber wollte Anzeigen für Implantate. Die fünf Fragen ergaben: Kalender voll, Honorarumsatz je Stunde unbekannt, Abrechnung nie geprüft. Ein Abrechnungs-Check ergab Leistungen, die seit Jahren als Kassenleistung liefen und nach GOZ hätten laufen dürfen. Der Umsatz stieg ohne einen einzigen neuen Patienten. Anzeigen kamen ein Jahr später, für eine andere Behandlung.

Die Inhaberin, die Beratung wollte und Marketing brauchte. Ein Behandler, Zahlen aus der Praxissoftware jeden Monat auf dem Tisch, Abrechnung sauber, Team stabil, Nachmittage seit der Eröffnung einer Praxis nebenan leer. Sie wollte einen Berater für "Strategie". Die fünf Fragen ergaben: alles in Ordnung außer dem Kalender. Ein Berater hätte ihr gesagt, was sie schon wusste. Was fehlte, waren Behandlungsseiten und Anzeigen für die zwei Behandlungen, die im Bezirk gesucht werden.

Die Übernahme, bei der beides gleichzeitig lief. Der Käufer hatte einen Berater für Bewertung, Finanzierung und Vertrag. Marketing sollte "später" kommen. Die 90-Tage-Checkliste zeigte, dass das Google-Profil auf den Vorgänger lief und die Domain auslief. Beides wurde in der ersten Woche geklärt, parallel zur Beratung. Wäre es "später" gekommen, hätte der Käufer die Kartei bezahlt und einen Teil davon verloren.

Alle drei Fälle sind aus der Arbeit mit Praxen, ohne Namen und mit geänderten Details.

Wann eine Praxis keins von beidem braucht

Eine Praxis braucht weder Beratung noch Marketing, wenn ihr Kalender voll ist, ihr Honorarumsatz je Stunde stimmt, ihr Personal bleibt und der Inhaber nicht wachsen will, und das ist häufiger, als Berater und Agenturen zugeben.

Eine Praxis mit zwei Behandlern, sechs Wochen Vorlauf, einem Privatanteil über 30 Prozent, einer Recall-Quote über 75 Prozent und einem Team, das seit Jahren zusammen ist, hat kein Problem, das ein Berater lösen oder eine Agentur mit Anfragen bedienen müsste. Sie pflegt ihr Google-Profil, beantwortet Bewertungen, hält den Recall und hat eine Karriereseite für den Tag, an dem die nächste Kündigung kommt. Das ist die Grundlage, die fast nichts kostet, und sie reicht.

Der Moment, in dem sich das ändert, ist meist einer von dreien: Ein Behandler kommt dazu oder geht, der Inhaber will die Praxis in fünf Jahren abgeben, oder eine neue Praxis eröffnet 300 Meter weiter mit Anzeigen für dieselben Behandlungen. Dann beginnt die Frage von vorn, mit den fünf Fragen oben.

Häufige Fragen

Wann braucht eine Zahnarztpraxis eine Unternehmensberatung?

Wenn die Praxis ihre Zahlen nicht kennt, Abläufe hakt, Personal geht, eine Übernahme oder Gründung ansteht oder die Abrechnung nicht stimmt. Nicht, wenn nur Anfragen fehlen; das ist Marketing. Fünf Fragen zeigen den Unterschied: Kalender voll? Honorarumsatz je Stunde bekannt? Personal bleibt? Übernahme? Abrechnung stimmt?

Was kostet eine Unternehmensberatung für Zahnärzte?

In der Regel ein Tagessatz im mittleren dreistelligen bis vierstelligen Bereich oder ein Projektpreis im vierstelligen bis niedrigen fünfstelligen Bereich, je nach Aufgabe. Das Erstgespräch ist meist kostenfrei. Gemessen wird am Honorarumsatz je Behandlungsstunde vor und nach der Beratung.

Welche sind die Top 5 Unternehmensberatungen für Zahnärzte?

Das hängt von der Aufgabe ab: Übernahme, Abrechnung, Personal und Abläufe sind verschiedene Spezialisierungen. Statt Namen helfen vier Kriterien: fragt zuerst nach Zahlen, hat Zahnarztpraxen als Schwerpunkt, nennt Referenzen zum Anrufen, und will die Praxis am Ende selbstständig machen.

Was ist der Unterschied zwischen Praxisberatung und Praxismarketing?

Beratung ändert, was in der Praxis passiert: Zahlen, Abläufe, Personal, Abrechnung. Marketing ändert, wer in die Praxis kommt: Anfragen für bestimmte Behandlungen über Google-Profil, Behandlungsseiten, Anzeigen und Recall. Beide werden an derselben Zahl gemessen, dem Honorarumsatz je Behandlungsstunde.

Sollte ich zuerst einen Berater oder eine Agentur beauftragen?

Berater zuerst, wenn der Kalender voll ist oder die Zahlen fehlen. Agentur zuerst, wenn die Zahlen bekannt sind und nur Anfragen fehlen. Beide parallel bei Übernahme und Gründung. Marketing ohne bekannte Zahlen ist Geld an der falschen Stelle.

Was kostet ein Beratungsgespräch beim Zahnarzt?

Für Patienten: Ein Beratungsgespräch zu einer Behandlung wird nach den üblichen Regeln abgerechnet, bei Kassenpatienten meist über die Kasse, bei Privatleistungen nach GOZ mit Heil- und Kostenplan. Für Praxisinhaber: Das Erstgespräch mit einem Unternehmensberater ist in der Regel kostenfrei.

Fazit

Beratung sagt, was in der Praxis fehlt, Marketing bringt die Patienten, und fünf Fragen zeigen, was zuerst dran ist: Ist der Kalender voll, sind die Zahlen bekannt, bleibt das Personal, steht eine Übernahme an, stimmt die Abrechnung. Wer die Reihenfolge einhält, gibt Geld dort aus, wo es etwas ändert. Wer sie umdreht, kauft Anfragen für eine Praxis, die sie nicht abrechnen kann, oder einen Plan für eine Praxis, der die Patienten fehlen.

Wo steht Ihre Praxis heute?

Der Praxis-Check zeigt Ihnen in zwei Minuten, wo Ihre Praxis bei Google steht, welche Behandlungen in Ihrem Bezirk gesucht werden und ob als Erstes Anfragen fehlen oder etwas anderes. Sie beantworten sechs Fragen, wir prüfen Ihre Sichtbarkeit und schicken Ihnen Ihren Marketing-Plan.

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